ช่องหน้าบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไป คืออะไร?
ช่องหน้าบัญชี (Folio หรือ Reference Column) คือช่องที่ใช้ระบุ เลขหน้า หรือรหัสของสมุดบัญชีต้นทาง เช่น สมุดรายวันทั่วไป หรือสมุดรายวันเฉพาะ ซึ่งเป็นแหล่งที่มาของรายการนั้นๆ ในการบันทึกลง บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
โดยมากจะใช้เป็น “ตัวเลข” หรือ “อักษรย่อ” เพื่ออ้างอิง เช่น
-
GJ = General Journal (สมุดรายวันทั่วไป)
-
SJ = Sales Journal (สมุดรายวันขายสินค้าเชื่อ)
📌 ประโยชน์ของช่องหน้าบัญชี:
-
เชื่อมโยงข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย
-
ลดความผิดพลาดในการตรวจสอบบัญชี
-
ช่วยในการตรวจสอบทวนสอบรายการย้อนหลัง (Audit Trail)
ตัวอย่าง: ช่องหน้าบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไป
| วันที่ | รายการ | เดบิต | เครดิต | ช่องหน้าบัญชี |
|---|---|---|---|---|
| 1 ม.ค. 2567 | ซื้อสินค้าเงินสด | 50,000 | – | GJ-001 |
| 2 ม.ค. 2567 | ขายสินค้าเชื่อ | – | 35,000 | SJ-002 |
อธิบาย:
-
GJ-001 คือรายการที่บันทึกจาก สมุดรายวันทั่วไป หน้า 001
-
SJ-002 คือรายการที่บันทึกจาก สมุดรายวันขาย หน้า 002
เปรียบเทียบ: ช่องหน้าบัญชี vs สมุดรายวัน
| หัวข้อ | ช่องหน้าบัญชี | สมุดรายวัน |
|---|---|---|
| บทบาท | อ้างอิงแหล่งที่มาของข้อมูล | เป็นแหล่งบันทึกรายการเดิม |
| การใช้งาน | ใช้ในบัญชีแยกประเภท | เป็นบัญชีต้นทาง |
| รูปแบบ | รหัส / ตัวเลข | รายการเต็มตามเหตุการณ์ |
คำถามที่พบบ่อย (Q&A)
Q: ช่องหน้าบัญชีจำเป็นต้องมีในทุกธุรกิจหรือไม่?
A: จำเป็นมากโดยเฉพาะในองค์กรที่มีการตรวจสอบบัญชี เนื่องจากช่วยให้ตรวจสอบที่มาของข้อมูลได้รวดเร็วและแม่นยำ
Q: หากไม่กรอกช่องหน้าบัญชี จะมีผลกระทบอะไร?
A: จะส่งผลต่อการทวนสอบบัญชีย้อนหลัง อาจทำให้เกิดความผิดพลาดในการตรวจสอบทางบัญชี และส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของงบการเงิน
Q: ช่องหน้าบัญชีใช้ร่วมกับระบบบัญชีออนไลน์ได้หรือไม่?
A: ใช้ได้ โดยระบบบัญชีมักมีฟีเจอร์ให้บันทึกอ้างอิงอัตโนมัติ เพื่อเชื่อมโยงกับสมุดรายวันหรือต้นทางที่บันทึกรายการไว้
เสริมความเข้าใจด้วยแหล่งข้อมูลจากทางราชการ
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ มาตรฐานการบัญชีภาคธุรกิจ และ การจัดทำบัญชีที่ถูกต้องตาม พ.ร.บ. ได้ที่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
สรุป
ช่องหน้าบัญชี ถือเป็นองค์ประกอบเล็กที่มีความสำคัญมากใน ระบบบัญชีแยกประเภท เพราะช่วยในการ ตรวจสอบ ย้อนรอย และเพิ่มความแม่นยำ ในการบันทึกรายการทางการเงิน หากใช้อย่างเหมาะสม ย่อมส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของงบการเงินทั้งระบบ
