vdr คืออะไร
VDR หรือ Virtual Data Room คือพื้นที่ออนไลน์ที่ออกแบบสำหรับจัดเก็บและแบ่งปันเอกสารสำคัญกับผู้เกี่ยวข้องอย่างควบคุมได้ ต่างจากโฟลเดอร์ทั่วไปตรงที่เน้นสิทธิ์ละเอียด บันทึกกิจกรรม และเครื่องมือดูแลความลับ เหมาะกับงานที่มีหลายฝ่ายและข้อมูลอ่อนไหว (อ้างอิง: Intralinks: การรักษาความลับใน VDRPro)
ใช้ในสถานการณ์ใด
ตัวอย่างการใช้งานคือการแบ่งปันเอกสารระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายสินทรัพย์ โดยผู้ดูแลกำหนดให้แต่ละคนเห็นเฉพาะเอกสารที่ได้รับอนุญาต (อ้างอิง: Intralinks: สิทธิ์เข้าถึงเอกสาร)
ความสามารถสำคัญ
ระบบที่ดีควรกำหนดสิทธิ์ตามกลุ่ม ปิดการดาวน์โหลดบางไฟล์ ใส่ลายน้ำ ค้นหาเอกสาร และดูประวัติว่าใครเปิดอะไรเมื่อใด การยืนยันตัวตนหลายขั้นตอนและการเข้ารหัสช่วยลดความเสี่ยงจากบัญชีหรือไฟล์รั่วไหล (อ้างอิง: Intralinks: การยืนยันตัวตนและการเข้ารหัส)
เตรียมห้องข้อมูลให้ใช้ง่าย
จัดโฟลเดอร์ตามหัวข้อ ตั้งชื่อไฟล์และเวอร์ชันให้สม่ำเสมอ ทำสารบัญ และกำหนดผู้รับผิดชอบการตอบคำถาม ตรวจเอกสารซ้ำ ข้อมูลส่วนบุคคล และข้อมูลที่หมดอายุก่อนเปิดสิทธิ์ให้บุคคลภายนอก
เลือกบริการอย่างรอบคอบ
ประเมินมาตรฐานความปลอดภัย ที่ตั้งข้อมูล การสำรอง การสนับสนุน ราคา และความง่ายในการใช้งาน ทดลองกำหนดสิทธิ์และส่งออกรายงานก่อนเริ่มดีลจริง พร้อมมีแผนปิดสิทธิ์และเก็บหลักฐานเมื่อโครงการสิ้นสุด
