ระบบข้อมูลวิจัยช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องจัดการรายละเอียดโครงการ เอกสาร และสถานะต่าง ๆ ในจุดเดียว การใช้งาน nriis อย่างเป็นขั้นตอนเริ่มจากการเตรียมบัญชี ตรวจความถูกต้องของข้อมูล และเก็บหลักฐานทุกครั้งที่ส่งรายการ หน้าเอกสาร NRIIS แยกคู่มือตามบทบาท ประเภททุน ปีงบประมาณ และขั้นตอนรายงานผล จึงควรเลือกคู่มือให้ตรงงานก่อนเริ่ม (อ้างอิง: NRIIS: คู่มือและแบบฟอร์มทางการ) ข้อแนะนำต่อไปนี้เป็นรายการตรวจทานทั่วไป ไม่ใช่การยืนยันชื่อเมนูหรือข้อกำหนดของทุนทุกประเภท
เตรียมบัญชีและข้อมูลผู้ใช้
ตรวจชื่อ นามสกุล หน่วยงาน อีเมล และช่องทางติดต่อให้ตรงกับข้อมูลจริง ตั้งรหัสผ่านที่ปลอดภัยและไม่ส่งต่อให้ผู้อื่น (อ้างอิง: Google: แนวทางสร้างรหัสผ่านที่รัดกุม) หากมีบทบาทหลายหน้าที่ควรตรวจว่าสิทธิในระบบตรงกับงานที่ต้องดำเนินการ (อ้างอิง: NRIIS: คู่มือแยกตามบทบาทผู้ใช้งาน)
จัดเอกสารโครงการให้พร้อม
ตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมาย แยกเอกสารตามประเภท และตรวจรูปแบบไฟล์ก่อนอัปโหลด ควรเก็บฉบับต้นทางไว้ในโฟลเดอร์ที่เป็นระบบ เพื่อแก้ไขหรืออ้างอิงได้รวดเร็วเมื่อมีคำขอข้อมูลเพิ่มเติม
กรอกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
ใช้ชื่อโครงการ งบประมาณ ระยะเวลา และข้อมูลผู้ร่วมงานให้ตรงกันทุกส่วน อ่านคำอธิบายของแต่ละช่องก่อนกรอก และหลีกเลี่ยงการคัดลอกข้อความจากไฟล์ที่อาจมีอักขระแปลกปลอมจนทำให้บันทึกไม่ได้
ตรวจทานก่อนส่งรายการ
อ่านสรุปทั้งหมดอีกครั้ง ตรวจเอกสารแนบและสถานะของช่องบังคับ หากระบบมีเลขอ้างอิงหรือข้อความยืนยันควรบันทึกไว้ การตรวจทานสั้น ๆ ช่วยลดปัญหาการแก้ข้อมูลภายหลังและป้องกันการส่งซ้ำ
ติดตามสถานะและแก้ปัญหา
เข้าไปตรวจสถานะตามช่วงเวลาที่เหมาะสมและตอบคำขอแก้ไขให้ครบ โดยตรวจคู่มือรายงานผลที่ตรงกับประเภทโครงการและรอบทุน (อ้างอิง: NRIIS: คู่มือรายงานผลและติดตามโครงการ) หากพบข้อผิดพลาดให้เก็บภาพหน้าจอ วันเวลา และขั้นตอนก่อนเกิดเหตุ แล้วแจ้งฝ่ายสนับสนุน nriis ด้วยรายละเอียดที่ชัดเจนเพื่อให้ตรวจสอบได้เร็วขึ้น
