หลักการบัญชีเบื้องต้น ระบบพื้นฐานนักบัญชีต้องรู้ก่อน 7 หลักการ?
หลักการบัญชีเบื้องต้น คำนิยามเบื้องต้น สมการบัญชี กำไร-ขาดทุน เบ็ดเสร็จ รายการบัญชี หมวดบัญชีออกมาเป็น 5 ประเภท
invoice คือ เอกสาร ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่เกิดขึ้นเมื่อการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ ( การให้เครดิตลูกค้า ) ส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นภายหลังจากการจัดทำ ใบเสนอคา ใบส่งของ ซะเป็นส่วนใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นงานบริการ หรืองานซื้อมาขาย ทั้งนี้ เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงรายละเอียด เช่น จำนวน / รายละเอียดสินค้า / วันเวลา / หรือแม้กระทั้งลายเซ็นของผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ และเกี่ยวข้องกับการซื้อขายครั้งนี้ เป็นเพียงแค่เอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และใช้เป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงิน
Invoice (อินวอยซ์) หรือใบแจ้งหนี้ ถือเป็นเอกสาร หรือข้อมูลการซื้อขายที่ออกเป็นเอกสารโดยผู้ขายกับผู้ซื้อ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมการขายสินค้าและบริการ ใบแจ้งหนี้จะมีการระบุเงื่อนไขการชำระหนี้เพื่อให้ลูกหนี้นำเงินมาชำระภายในเงื่อนไขที่กำหนด เงื่อนไขเหล่านั้นอาจจะเป็นการให้ส่วนลดสินค้าเมื่อผู้ซื้อนำเงินมาชำระภายในวันที่กำหนด
ต้องบอกก่อนว่า การออกเอกสารแจ้งหนี้แค่เพียงใบเดียว ไม่ถือว่าเป็นใบเสร็จรับเงิน!! แต่ก็ไม่เสมอไปต้องดูองค์ประกอบการจ่ายชำระเงื่อนไขการให้บริการ หรือขายสินค้า หรือ ธุรกิจที่ทำเป็นหลัก บางครั้ง ใบ แจ้งหนี้ก็ถือเป็นใบเสร็จรับเงินได้ เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่าง วิธีการวางบิล เช่น
ทั้ง 2 เอกสารนี้ เป็นเอกสารที่ระบุยอดชำระให้แก่คู่ค้าทั้งคู่ มีลักษณะคล้ายกัน แต่อาจแตกต่างกันที่ การใช้งาน ดังนี้
ใบแจ้งหนีี้ ส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เราแจ้งให้ลูกค้าทราบเป็นจ็อบ ๆ โดยอาจมีรายละเอียด เช่น รายละเอียดของสินค้า บริการ spec สินค้า ที่สั่ง ค่าบริการ ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จำนวนเงินจำนวนสินค้า และระยะเวลาชำระ เป็นต้น และภายในหนึ่งเดือน อาจมีใบแจ้ง หนี้ ของ บริษัทคู่ค้าเรา ได้หลายฉบับ โดยส่วนใหญ่จะนำไปประกบกับ “ ใบวางบิล ” เมื่อครบกำหนดเวลาที่ต้องชำระ อาจจะทุก ๆ สินเดือน ของเอกสารนั้น ๆ
ใบวางบิลคือ เอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย และใช้เป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงิน ส่วนมากจะออกมาเมื่อถึงเวลาชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด ของ “ ใบแจ้งหนี้ ” และสรุปว่ามีรายการค่าใช้จ่ายใดบ้าง เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ ซึ่งบางทีบริษัทคู่ค้าจะแจ้งมาว่าต้องการให้แจ้งราคา โดยบริษัทเจ้าหนี้จะออกเอกสารวางบิลรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ส่วนมากจะของทั้งเดือนนั้น ๆ) ทั้งนี้ขึ้นกับการตกลงของเราและคู่ค้าด้วย ตัวอย่าง
หมายเหตุ : รายละเอียดในเอกสารที่สำคัญ มักจะต้องมี คือเลข Invoice ของใบแจ้งหนี้ ที่ต้องชำระ และเป็นแค่เอกสารแจ้งเตือนเท่านั้น ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีได้ครับ
ตัวอย่าง ใบเรียกเก็บเงิน
กรณี หัวเอกสาร มีคำว่า “ ใบแจ้งหนี้ ” อย่างเดียว
เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งหนี้ทั้งเดือน จากบริษัท B จำนวน 3 ครั้ง ยอดเงิน
และยังไม่ได้ชำระเงิน เมื่อถึงสิ้นเดือน มีการรวมยอดใบแจ้งหนี้ทั้งหมด จากบริษัท B คือ 4,700 บาท ดังนั้น บริษัท B จึงออก “เอกสารรวมยอด” ในจำนวนเงิน 4,700 บาท ให้แก่บริษัท A เมื่อบริษัท และเมื่อ B ได้รับเงินแล้ว จึงออกใบเสร็จรับเงินให้บริษัท A
กรณี หัวเอกสาร มีคำว่า “ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ”
เช่น เดือน มกราคม บริษัท A มีใบแจ้งนี้จากบริษัท B จำนวน 1 ใบ ยอดเงิน 2,500 บาท และบริษัท A ต้องการชำระเงินเลย ดังนั้น ให้บริษัท B ออก เอกสารให้ และ ออกใบเสร็จรับเงินตาม ให้แก่บริษัท A ได้เลย
เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการใช้เพื่อออกให้แก่ลูกค้า เพื่อให้การเก็บเงินดูน่าเชื่อถือมากขึ้น เพื่อให้ทราบราคาที่ต้องเตรียมเงินไว้ชำระ เป็นเอกสารที่บริษัททั่วไป ไม่ว่าจะขนาดเล็ก หรือ ขนาดใหญ่ ใช้กันเป็นส่วนมาก เมื่อมีการแจ้งราคาหรือการให้เครดิตลูกค้า จะระบุไว้ในเอกสาร บางครั้งอาจระบุวันหมดอายุของการเอกสารไว้ในรายละเอียดก็ได้ หากต้องการที่บันทึกรายการ เมื่อต้องการจัดทำเอกสาร กับลูกค้าหรือลูกหนี้ โดยอ้างอิงจากยอดค้างชำระ ต่าง ๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกรับชำระหนี้ต่อไป
การวางบิล บุคคลธรรมดา ก็สามารถออกได้รูปใกล้เคียงกับ นิติบุคคล อาจแตกต่างกันที่ความน่าเชื่อถือ หรือ รายละเอียดเลขนิติบุคคลที่ใช้ และหากคู่ค้าของเราต้องการใช้สิทธิภาษีซื้อ บางครั้งอาจเรียกเก้บเงินไม่ได้หรืออาจมีการยกเลิกการซื้อขาย จาก “ ใบเสนอราคา ” ก่อนก็ได้
รายละเอียดผู้ออก
ลายละเอียดลูกค้า
หมายเหตุเพิ่มเติม
การออกเอกสาร
โดยปกติของการดำเนินธุรกิจแล้ว ก่อนจะมีการออกวางบิลจะมีการออก ใบเสนอราคา ก่อนเพื่อแจ้งราคาให้ทราบ เมื่อมีการตกลงหรือต้องการซื้อขายกันจริง ๆ ผู้ขายจึงจะออกเอกสารให้เป็นลายลักอักษรที่เชื่อถือได้ และหนักแน่น!! โดยเอกสารนั้นเรียกว่า “ ใบวางบิล ” เนื่องจากบางครั้ง การเสนอราคา ไม่ได้มีการเสนอราคาเพียงครั้งเดียว บางครั้งอาจจะยังไม่ถูกใจสำหรับลูกค้า จึงทำให้การออกวางบิลมักจะเป็นขั้นตอนหลังจากการเสนอราคาเป็นที่น่าพอใจสำหรับลูกค้าแล้ว
ขั้นตอนการออกเอกสาร
ในทางบัญชี
ฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นหัวเอกสาร ที่มีคำว่า “”ใบวางบิล” สามารถนำมาลงบัญชี เพื่อรับรู้ หนี้สิน รายได้ ที่จะเกิดขึ้นได้ ไม่เหมือนกับ “ใบเสนอราคา” ที่ยังไม่จำเป็นต้องนำมาบันทึกบัญชี เนื่องจาก บางครั้งการเสนอราคเปรียบเสมือนการแจ้งให้ทราบว่า เรามีค่าบริการ หรือ สิ่งที่จะขาย ว่ามีอะไรบ้าง โดยที่ลูกค้ายังไม่จำเป็นต้องตัดสินใจที่จะ ซื้อ หรือ ใช้บริการ จากเรา
ธุระกิจที่ดี เมื่อมีการดำเนินกิจการ ซึ่งเมื่อ กิจการได้มีการจ่ายเงินออกไปจะต้องมีหลักฐานประกอบการจ่ายเงินเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่ามีการ จ่ายเงินจริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายด้วยเงินสดหรือเป็ นการซื้อเชื่อ โดยเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารที่ จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอกซึ่งก็คือผู้ที่ขายสินค้าให้กับเรา ซึ่งจัดทำขึ้นแล้วออกให้กิจการเป็นหลักฐาน เมื่อได้มีการซื้อสินค้าหรือบริการก็ยิ่งทำให้ดูน่าเชื่อถือมากขึ้น