สมุดบันทึกบัญชีรายวันเฉพาะทั่วไป รู้ก่อนง่ายๆครบจบ 5 เล่ม?

สมุดบันทึกบัญชี

สมุดบันทึกบัญชี คือ ใช้บันทึกรายการเงินจากเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี เรียงตามลำดับก่อนหลังที่รายการเงินนั้นเกิดขึ้น ก่อนจะผ่านรายการจากสมุดบันทึกรายการขั้นต้นไป บันทึกในสมุดบันทึกรายการขั้นปลาย จะจดบันทึกโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้า

สมุดบันทึกรายการขึ้นต้น แบ่งออกได้อีก 2 ประเภท คือ

1. สมุดรายวันเฉพาะ(Special Journal)
2. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

สมุดรายวันเฉพาะ

สมุดรายวันเฉพาะ คือ (Special Journal) สมุดรายวันหรือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้า เฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เหมาะสำหรับกิจการซื้อขายสินค้า ที่เป็นกิจการขนาดใหญ่ 

สมุดรายวันเฉพาะ(Special Journal)  ประกอบไปด้วย

1. สมุดรายวันซื้อ (purchases journal) ใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้า เป็นเงินเชื่อเท่านั้น โดยมีวัตถุประสงค์ คือซื้อมาเพื่อขาย
2. สมุดรายวันขาย (sales journal) ใช้บันทึกราการที่เกี่ยวกับการขายสินค้า เป็นเงินเชื่อเท่านั้น
3. สมุดรายวันรับเงิน (Cash Received Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินเท่านั้น เช่น การรับรายได้ การรับชำระหนี้ เป็นต้น
4. สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payment Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินเท่านั้น เช่น จ่ายค่าใช้จ่าย ซื้อสินทรัพย์ จ่ายเงินชำระหนี้ เป็นต้น
5. สมุดรายวันส่งคืนสินค้า (Purchases Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าที่ซื้อมาเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
6. สมุดรายวันรับคืนสินค้า (Sales Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

สมุดรายวันทั่วไป

สมุดรายวันทั่วไป คือ (General Journal) ใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้ สำหรับกิจการบริการจะใช้สมุดรายวันทั่วไปเป็นสมุดบันทึกรายวันขั้นต้นเท่านั้น 

โดยการจัดทำสมุดรายวันทั่วไป (General Journal) ต้องกำหนดผังบัญชีในการจัดทำ โดยรายชื่อบัญชีทั้งหมดของกิจการที่จดหมวดหมู่ และกำหนดเลขที่ หรือรหัสบัญชีตามมาตรฐานโดยทั่วไป ซึ่งจะกำหนดประเภทของบัญชีเป็น 5 หมวด

ผังบัญชี (Chart of Accounts) จะถูกกำหนดตามหมวด บัญชี ซึ่งแบ่งออก 5 หมวด ดังนี้

หมวดที่  1  หมวดสินทรัพย์              รหัสบัญชีคือ      1

หมวดที่  2  หมวดหนี้สิน                   รหัสบัญชีคือ      2

หมวดที่ 3 หมวดส่วนของเจ้าของ     รหัสบัญชีคือ      3

หมวดที่ 4 หมวดรายได้                     รหัสบัญชีคือ      4

หมวดที่ 5 หมวดค่าใช้จ่าย                รหัสบัญชีคือ      5

เลขที่บัญชีจะมีจำนวนกี่หลักนั้น ขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละแห่ง      เลขที่บัญชีหลักแรก แสดงถึงหมวดของบัญชี และหลักหลังแสดงถึงบัญชีต่าง ๆ ในหมวดนั้น ๆ ซึ่งในแต่ละหมวดจะถูกกำหนดด้วยหลักเกณฑ์แตกต่างกันไป โดยการกำหนดเลขที่บัญชีอาจจะกำหนดเป็น 2 หลัก 3 หลัก หรือมากกว่าขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของขนาดและประเภทของกิจการ

ลักษณะการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป แบ่งเป็น  2 ลักษณะ คือ

1. แบบ compound journal entry รายการค้า 1 รายการจะกระทบบัญชีมากกว่า 2
2. แบบ single journal entry หมายถึงรายการค้า 1 รายการจะกระทบบัญชีเพียง 2 บัญชี

 ส่วนประกอบของสมุดรายวันทั่วไป

1. ชื่อสมุดรายวันทั่วไป
2. ใส่เลขที่หน้าเรียงลำดับก่อนหลัง
3. ช่องวัน เดือน ปี ใช้บันทึกวันที่ เดือน ปี ของรายการค้าที่เกิดขึ้นก่อนและหลัง
4. ช่องรายการ ใช้บันทึกชื่อบัญชีที่เดบิต ชื่อบัญชีที่เครดิต และคำอธิบาย รายการ
5. ใช้บันทึกเลขที่ของบัญชี ที่เดบิตและเครดิตผังบัญชี
6. ช่องใส่จำนวนเงินที่ เดบิต
7. ช่องใส่จำนวนเงินที่ เครดิต

ตัวอย่าง สมุดรายวันทั่วไป