7 หลักการบัญชีทั่วไป ทําอะไรบ้างรู้ก่อนได้เปรียบ?

ลักษณะบัญชีทั่วไปที่ใช้กันอยู่โดยทั่วไป

บัญชีที่ใช้บันทึกรายการค้าของแต่ละกิจการจะมีความแตกต่างกันไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดประเภท และความซับซ้อนของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม บัญชีทั่วไปที่มักจะถูกใช้โดยทั่วไปมีดังนี้

บัญชีประเภทสินทรัพย์ (Asset Accounts)

1. บัญชีเงินสด (Cash) ยอดเพิ่มขึ้นเมื่อรับเงินสด และยอดลดลงเมื่อจ่ายเงินสด
2. บัญชีเงินฝากธนาคาร (Deposit in bank) มักจะเป็นบัญชีกระแสรายวัน (Current deposit) การจ่ายเงินจากบัญชีจะจ่ายด้วยเช็ค การนำเงินฝากธนาคาร อาจจะนำฝากด้วยเงินสดหรือเช็คที่ได้รับจากลูกค้า ยอดเพิ่มขึ้นเมื่อนำฝากธนาคารและยอดลดลงเมื่อจ่ายเช็ค
3. บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) ยอดเพิ่มขึ้นเมื่อมีการขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้าเป็นเงินเชื่อ ยอดลดลงเมื่อลูกหนี้นำเงินมาชำระ
4. ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) หมายถึงรายการที่เป็นสินทรัพย์เมื่อซื้อหรือจ่ายเงิน แต่จะกลายเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อมีการนำไปใช้หรือใช้ประโยชน์ เช่น บัญชีค่าเบี้ยประกันจ่ายล่วงหน้า (Prepaid insurance) บัญชีวัสดุสิ้นเปลือง (Supplies) ซึ่งอาจแยกออกเป็น วัสดุสำนักงาน (Office Supplies) ซึ่งได้แก่ กระดาษ ปากกา หมึกสำหรับ Printer และวัสดุร้านค้า (Store Supplies) ซึ่งได้แก่ กระดาษห่อของ กล่องกระดาษ ถุงใส่ของ และเชือก เป็นต้น ซึ่งเป็นวัสดึสำหรับกิจการที่ขายสินค้า ถ้าเป็นกิจการซ่อมรถจะได้แก่ อะไหล่ และชิ้นส่วนต่างๆ

บัญชีวัสดุสิ้นเปลืองยอดเพิ่มขึ้นเมื่อซื้อ แต่เมื่อนำวัสดุไปใช้ จะไม่มีการลดยอดในบัญชีทันทีแต่อย่างใด เมื่อถึงสิ้นงวดบัญชีจะทำการตรวจนับว่าเหลือวัสดุเท่าใด เพื่อคำนวณหายอดวัสดุที่ใช้ไปในระหว่างงวดบัญชีซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่าย แล้วจึงบันทึกลดยอดบัญชีวัสดุในส่วนที่ถือเป็นค่าใช้จ่าย เป็นการรับรู้ค่าใช้จ่าย (ค่าวัสดุที่ได้เบิกไปใช้แล้ว) ตอนสิ้นงวดบัญชีนั่นเอง

5. บัญชีที่ดิน (Land) หมายถึง ที่ดินที่ใช้เป็นที่ตั้งอาคารที่ทำการของกิจการ โดยปกติยอดของบัญชีที่ดินจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
6. บัญชีอาคาร (Building) หมายถึง อาคารซึ่งใช้เป็นที่ดำเนินงานของกิจการ ซึ่งเรียกชื่อแตกต่างกันไปตามลักษณะการดำเนินงานของแต่ละกิจการ เช่น อู่ซ่อมรถ ร้านค้า โกดังเก็บสินค้า สำนักงาน และโรงงาน เป็นต้น
7. บัญชีอุปกรณ์ (Equipment) อาจจะแยกออกเป็น อุปกรณ์สำนักงาน (Office Equipment) เช่น โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องปรับอากาศ คอมพิวเตอร์ และ พรินเตอร์ เป็นต้น และอุปกรณ์ร้านค้า (Store Equipment) เช่นตู้แสดงสินค้า คอมพิวเตอร์ และเครื่องบันทึกเงินสด (Cash Register) เป็นต้น ถ้าเป็นกิจการที่ผลิตสินค้าจะหมายถึงเครื่องจักรและเครื่องมือต่างๆด้วย

บัญชีประเภทหนี้สิน (Liability Accounts)

1. บัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) ยอดเพิ่มขึ้นเมื่อซื้อสินค้า วัสดุสิ้นเปลือง อุปกรณ์ หรืออื่นๆเป็นเงินเชื่อ ยอดลดลงเมื่อชำระหนี้ให้แก่เจ้าหนี้
2. บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) หมายถึงค่าบริการที่ได้รับการบริการแล้ว แต่ยังมิได้มีการจ่ายเงิน เช่น ค่าสาธารณูปโภคค้างจ่าย (ได้รับบิลค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา ค่าโทรศัพท์แล้วแต่ยังมิได้จ่ายเงิน) และเงินเดือนค้างจ่าย เป็นต้น
3. บัญชีเงินกู้ (Loan)ยอดเพิ่มขึ้นเมื่อมีการกู้เงินและยอดลดลงเมื่อชำระเงินคืนให้แก่ผู้ที่ให้กู้

บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity Accounts)

1. บัญชีทุน (Capital) ยอดเพิ่มขึ้นเมื่อ เจ้าของกิจการนำทรัพย์สินมาลงทุนและกิจการมีกำไร
2. บัญชีถอนใช้ส่วนตัว (Withdrawal) ยอดเพิ่มขึ้นเมื่อเจ้าของกิจการนำเงินหรือทรัพย์สิ่งของของกิจการไปใช้ส่วนตัว ยอดลดลงเมื่อเจ้าของนำทรัพย์สินมาลงทุนเพิ่ม
3. บัญชีรายได้และบัญชีค่าใช้จ่าย (Revenue and Expenses) โดยปกติบัญชีรายได้มักจะมีบัญชีเดียว อย่างไรก็ตาม ถ้ามีรายได้มากกว่าหนึ่งประเภท ควรบันทึกรายได้แต่ละประเภทแยกเป็นคนละบัญชีกัน เช่น สำนักงานทนายความและบัญชี ควรแยกบัญชีรายได้เป็น รายได้ค่าว่าความ และ รายได้ค่าบริการทางบัญชี ส่วนบัญชีค่าใช้จ่ายจะประกอบด้วยหลายบัญชี เช่น บัญชีเงินเดือน บัญชีค่าเช่า และบัญชีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดเป็นต้น

ผังบัญชี (Chart Of Accounts)

ผังบัญชี หมายถึง รายชื่อบัญชีทั้งหมดที่กิจการใช้ในการจดบันทึกบัญชี ซึ่งจะมีความสอดคล้องกับงบการเงิน ผังบัญชีของแต่ละกิจการจะมีความแตกต่างกันไป จำนวนบัญชีจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับรายละเอียดที่ผู้บริหารของกิจการนั้นๆต้องการ เช่น บางกิจการบันทึกค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า และค่าโทรศัพท์ ไว้ในบัญชีเดียวกันคือ บัญชีค่าสาธารณูปโภค บางกิจการบันทึกไว้คนละบัญชีกัน

วงจรการบัญชี (Accounting Cycle)

วงจรบัญชี คือ ลำดับหรือขั้นตอนการปฏิบัติงานทางการบัญชีในแต่ละงวดบัญชี ซึ่งนักบัญชีจะทำงานด้านการบัญชีเหมือนกันคือ เริ่มจากการวิเคราะห์รายการค้าและการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันขั้นต้น จนกระทั่งลำดับสุดท้ายคือ การจัดทำงบทดลองหลังรายการปิดบัญชี วงจรบัญชีจะมีลำดับหรือขั้นตอนดังนี้

1. การวิเคราะห์และการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน (Journalizing)
2. การผ่านรายการจากสมุดรายวันตไปยังบัญชีแยกประเภท (Posting)
3. การจัดทำงบทดลอง (Preparing a trial balance)
4. การจัดทำกระดาษทำการ (Preparing a work sheet)
5. การจัดทำงบการเงิน (Preparing financial statements)
6. การบันทึกรายการปรับปรุงในสมุดรายวันและผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท              (Adjusting journal entries and posting)
7. การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท (Closing journal entries and posting)
8. การจัดทำงบทดลองหลังรายการปิดบัญชี (Prepare a after-closing trial balance)

งบทดลอง (Trial Balance)

งบทดลองเป็นงบที่สรุปยอดคงเหลือของบัญชีต่างๆ และเป็นงบที่ทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของบัญชี ที่กิจการใช้บันทึกรายการค้าว่า ในแต่ละบัญชีมียอดคงเหลือด้านเดบิต หรือเครดิตเท่าใด ซึ่งจะนำไปใช้เป็นข้อมูลในการจัดทำงบการเงินต่อไป ผลรวมในด้านเดบิตของทุกบัญชีจะต้องเท่ากับผลรวมด้านเครดิต งบทดลองไม่ใช่งบการเงินแต่สามารถช่วยแก้ข้อผิดพลาดได้ทันท่วงทีกรณีที่ฝั่งเดบิตกับเครดิตไม่เท่ากัน ทั้งยังสามารถแสดงให้เห็นผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการ และข้อมูลของงบทดลองใช้ในการปิดบัญชีเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีได้