บัญชีรายรับรายจ่าย 5 EXCEL ฟรีสมุดรายรับรายจ่ายทำเองแบบฟอร์ม?

20/12/2024

Click to rate this post!

[Total: 235 Average: 5]

ในหน้านี้

รับจ่ายสำหรับกิจการ

รับจ่ายสำหรับกิจการ

ประโยชน์ของการทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ

ปัญหาของผู้ประกอบการรายย่อยส่วนใหญ่มักจะไม่ทราบตัวเลขในการดำเนินกิจการของตัวเอง บางคนไม่ทราบด้วยซ้ำว่า ตั้งแต่แรกเริ่มลงทุนไปเท่าไหร่ ซื้อของมาเท่าไหร่ ค่าอุปกรณ์ต่างๆ การเช่าพื้นที่ หรือการจัดแต่งร้าน หรือการนำสินค้ามาสำรองขายได้วันละเท่าไหร่ มีสินค้าคงเหลือเท่าไหร่ แม้กระทั่งกำไรได้เท่าไหร่ก็ยังไม่สามารถคำนวณออกมาได้ นั่นเป็นเพราะไม่มีการทำบัญชี รายรับ-รายจ่ายนั่นเอง ซึ่งการทำกิจการในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือ ขนาดใหญ่ จะจดทะเบียนหรือไม่จดทะเบียน ตามกฎหมายแล้วจะบังคับให้ต้องมีการจัดทำบัญชี

การทำบัญชีสำหรับผู้ประกอบการ

ในเรื่องของการจัดทำบัญชีตามกฎหมาย ผู้ประกอบการควรจะต้องทราบซึ่งความจริงแล้วเป็นเรื่องที่สามารถเรียนรู้และศึกษาให้เข้าใจได้ง่ายๆ ไม่ซับซ้อน เพราะเป็นเรื่องที่กฎหมายกำหนด และมีบทลงโทษในการปรับ หากคิดจะทำธุรกิจการ ค้าให้เติบโตก้าวหน้าและสร้างความมั่นคงต่อไปในอนาคต ผู้ประกอบการควรจะต้องเปิดใจรับกับสิ่งเหล่านี้ เพราะเป็นกฎกติกาที่ทางฝ่ายรัฐกำหนดขึ้นทำให้ผู้ประกอบกิจการต้องปฏิบัติตาม ซึ่งธุรกิจในประเทศไทยส่วนใหญ่จะเป็นธุรกิจแบบครอบครัว ส่วนหนึ่งที่มักจะเกิดปัญหาคือ ทำให้ขาดระเบียบวินัยและประ สิทธิภาพในการบริหารงาน รวมทั้งไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่หรือไม่มีระบบการควบคุมภายในและการตรวจสอบที่ดี และยิ่งไปกว่านั้น ผู้บริหารกิจการมักไม่เห็นความสำคัญหรือสนใจต่อข้อมูลทางการบัญชี แต่จะจัดทำและปฏิบัติเพื่อให้เป็นไปตามขั้นตอนของกฎหมายเท่านั้น ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการจ้างสำนักงานรับทำบัญชีเพื่อจัดทำบัญชีและจัดหาผู้สอบบัญชี

จุดประสงค์ของการทำบัญชีแต่ละกิจการที่แตกต่างกัน

มีกฎหมายออกมาควบคุมคือต้องทำบัญชีเป็นไปตามความเป็นจริง ผู้จัดทำบัญชีต้องมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะต้องให้ความร่วมมือกับผู้ทำบัญชีสำหรับการส่งมอบเอกสาร โดยใช้หลักฐานที่ใช้บันทึกให้และสามารถนำใช้ประโยชน์ได้ แต่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักไม่ได้นำข้อมูลดังกล่าวมาช่วยตัดสินใจกำหนดทิศทางธุรกิจ แตกต่างจากธุรกิจขนาดใหญ่ที่มักจะให้ความสนใจและให้ความสำคัญ ต่อข้อมูลทางการบัญชีเพราะต้องนำไปวิเคราะห์หรือตัดสินใจในการบริหารงาน

ถึงแม้กิจการของคุณจะไม่ใหญ่มากนัก แต่หากละเลยการทำบัญชีก็จะประสบปัญหาได้เช่นกัน การทำบัญชีจะเป็นเครื่องมือที่ทำให้รู้ถึงฐานะการเงินของกิจการและวางแผนในการบริหารได้

: รับจ่ายสำหรับกิจการ

รายรับรายจ่าย สำหรับกิจการ

ในโลกยุคปัจจุบันที่อินเตอร์เน็ตเข้าถึงได้โดยง่าย ทำให้ธุรกิจออนไลน์หรือ Start up เป็นที่นิยมเป็นอย่างมากและเติบโตอย่างก้าวกระโดด เนื่องจากมีช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็ว ไม่ต้องลงทุนมากในเรื่องของการสร้างหน้าร้าน และมีเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าได้ง่ายขึ้น ซึ่งผู้ประกอบการเหล่านี้โดยส่วนใหญ่ประกอบไปด้วยองค์กรธุรกิจในหลากหลายรูปแบบ ทั้งห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทแบบจดทะเบียน หรือแม้กระทั่งการทำธุรกิจในรูปแบบของบุคคลธรรมดา
ซึ่งทั้งหมดนี้ จำเป็นต้องมีการเสียภาษีตามกฏหมาย ทั้งภาษีของกิจการและภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ซึ่งการจัดทำ บัญชีรายรับรายจ่าย ที่มีประสิทธิภาพนอกจากจะช่วยให้การบริหารงานของกิจการเป็นไปอย่างมีระเบียบแล้ว ยังมีส่วนช่วยในการประหยัดภาษีได้อย่างไม่น่าเชื่อ

หลักการทำรายรับ-รายจ่าย ของกิจการมีหลักการง่าย ๆ คือ

มีเอกสารทุกครั้งในการขาย

โดยการบริหารรายรับจะไม่ใช่เรื่องยาก หากเปิดเอกสารทุกครั้งเวลามีการขายสินค้า หรือบริการออกไป หากเราเริ่มทำเอกสาร และจัดเก็บให้เป็นระบบจะส่งผลให้เราสามารถสรุปยอดขายได้, ช่วยให้ทราบถึง Cashflow และยอดค้างรับ ของกิจการอีกด้วย ซึ่งส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยให้เราสามารถวางแผนทางเงินได้ดีมากขึ้นด้วยการตัดสินใจจากข้อมูล ไม่ใช่จากความรู้สึกของเราเพียงอย่างเดียว โดยเอกสารสำหรับการขายที่สำคัญ ประกอบไปด้วย

ใบเสนอราคา

ใช้สำหรับเสนอราคาให้กับลูกค้าของเรา ส่วนใหญ่หากขายสินค้า หรือบริการ ให้กับบริษัทใหญ่ๆจำเป็นจะต้องมีขั้นตอนการทำใบเสนอราคา เพื่อให้ลูกค้าพิจรณา และอนุมัติก่อนทำการสั่งซื้อโดยเอกสารนี้จะเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิง ว่าลูกค้าตกลงที่จะซื้อสินค้า หรือบริการ รวมถึงข้อมูลต่างๆ อาทิ จำนวนสินค้า ราคา วันจัดส่ง และวิธีการชำระเงิน

ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

ใช้สำหรับการขายสินค้า หรือบริการ แบบ “เงินเชื่อ (Credit)” จะมีขั้นตอนการวางบิลเพิ่มขึ้นมาโดยการวางบิล คือ การนำข้อมูลจากใบเสนอราคา หรือใบกำกับภาษี มาเปลี่ยนหัวเอกสาร เป็นใบวางบิล และนำไปส่งมอบให้กับบริษัทคู่ค้าเพื่อทำการจ่ายเงินต่อไป

ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

โดยใบกำกับภาษีนั้น ถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมาก และมีข้อควรระวังในหลายส่วน เนื่องจาก กรมสรรพากรจะกำหนด รายละเอียดและรูปแบบของใบกำกับภาษีว่าต้องประกอบด้วยสิ่งใดบ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขภาษี สำนักงานสาขา ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย มีคำว่าใบกำกับภาษีที่ชัดเจน การรันเลขเอกสารอย่างเป็นระบบ และจะต้องมีทั้งต้นฉบับ และสำเนาเก็บบันทึกไว้

ทำการจดบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินซื้อสินค้า/วัตถุดิบ

โดยค่าใช้จ่ายในกิจการแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบคือ ค่าใช้จ่ายในการขาย (Cost of goods sold) หรือค่าใช้จ่ายส่วนที่ซื้อสินค้ามา เพื่อขายออกไป จะเรียกว่า “ต้นทุนขาย” ครับ ซึ่งต้นทุนขาย จะประกอบไปด้วย “ราคาต้นทุนซื้อของสินค้า + ค่าใช้จ่ายที่เกียวข้อง” และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating Cost)เป็นการจดรายจ่ายต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ และประกอบการของบริษัท เช่น ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำค่าไฟ รวมไปจนถึงรายละเอียด เงินเดือนของพนักงาน

ทำสรุปยอดรวม รายรับ- รายจ่ายแบ่งตามเดือน

โดยควรทำสรุปแยกเป็นรายรับ รายจ่ายอย่างละฉบับ พร้อมแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบในครั้งถัดไป
ซึ่งการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายที่มีประสิทธิภาพ เรียงลำดับก่อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพจะทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ อีกทั้ง เป็นการควบคุมรักษาทรัพย์สินของกิจการ ป้องกันความผิดพลาดในการดำเนินกิจการและสามารถปรับปรุงแก้ไขได้ทันหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น อีกทั้ง ทำให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการที่แท้จริงสะท้อนกับสภาพการบริหารและเป็นประโยชน์ในการตรวจสอบกำไร-ขาดทุน ได้ทุกเวลา

ผลเสียของการไม่ทำบัญชี

แม้ว่ากิจการจะสามารถคำนวณกำไรได้คร่าวๆ ก็จริง แต่อาจมีการนำเงินในส่วนนี้ไปใช้ส่วนตัว หรือใช้ในครอบครัวทำให้ ไม่มีการแยกเงินของกิจการกับเงินที่ใช้ส่วนตัว ทำให้พบอยู่เสมอว่า บางกิจการมีรายได้ดี หรือยอดขายดี แต่ขายไปได้ไม่นานอาจจะต้องเลิกกิจการเพราะผู้ประกอบการอาจมีหนี้สินเพิ่มขึ้น หนทางที่จะช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ คือการทำบัญชี เพราะการทำบัญชีของแต่ละกิจการ ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ หรือกิจการเปิดใหม่การทำบัญชีจะทำให้ทราบที่มาที่ไปของตัวเลขภายในกิจการ แม้กระทั่งบัญชีรายรับ รายจ่ายในครอบครัว ก็ควรที่จะจัดทำ เพื่อให้เกิดการใช้เงินเป็นไปอย่างมีระบบ และมีวินัยทางการเงินนั่นเอง

เพราะเมื่อคุณรู้ถึงรายการบัญชีในแต่ละเดือน ว่ามีทิศทางหรือแนวโน้มจากเดือนที่ผ่าน ๆ มาเป็นอย่างไรแล้ว ก็สามารถนำมาเป็นตัวกำหนดทิศทางการดำเนินธุรกิจในเดือนถัดไปได้ด้วย

ในเรื่องของการจัดทำบัญชีตามกฎหมาย ผู้ประกอบการควรจะต้องทราบซึ่งความจริงแล้วเป็นเรื่องที่สามารถเรียนรู้และศึกษาให้เข้าใจได้ง่ายๆ ไม่ซับซ้อน