ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
การนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในงานบัญชี
ปัจจุบันธุรกิจต่างๆได้นำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดทำรายงานต่างๆ และใช้ทำบัญชีกันมากขึ้น ซึ่งระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่นั้นก็มีความสามารถแตกต่างกันไป ซึ่งก็ได้มีการกำหนดมาตรฐานของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ซึ่ง คุณสมบัติที่สำคัญของคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ในงานบัญชีนั้นจะมีลักษณะดังนี้
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ประกอบไปด้วย
ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger System)
ถือได้ว่าเป็นหัวใจของการบริหารงานของธุรกิจ ใช้สำหรับบันทึกรายการรายวันที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดบัญชี ควรมีเครื่องมือช่วยในการลงรายการและตรวจสอบป้องกันการลงรายการผิดพลาดแล้วรวบรวมปิดบัญชีเพื่อจัดทำงบการเงินและรายงานสำหรับผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ คุณสมบัติสำคัญที่ควรมีดังนี้
- กำหนดผังบัญชีได้เอง โดยอาจจะใช้วิธีกำหนดระดับบัญชีหรือวิธีกำหนดเซ็กเม้นท์บัญชี
- กำหนดงวดบัญชีได้ตามต้องการ โดยเริ่มต้นงวดบัญชีเดือนใดก็ได้และมีสถานะของงวดบัญชี เช่น Open เป็นงวดบัญชีปัจจุบัน Close เป็นงวดบัญชีที่ปิดไปแล้วซึ่งจะแก้ไขข้อมูลย้อนหลังไม่ได้ เป็นต้น
- การสร้างบัญชีต้นแบบ Template สำหรับบันทึกรายการรายวันที่เกิดขึ้นบ่อย เช่นค่าเสื่อมราคา ค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น
- การสร้างรายการกลับรายการ Reversing ให้โดยอัตโนมัติ
- กำหนดสมุดรายวันต่างๆ ได้โดยไม่จำกัดจำนวน
- จำนวนเงินที่สามารถบันทำได้
- การพิมพ์และเปลี่ยนแปลงรูปแบบใบสำคัญ Voucher ให้ตรงกับความต้องการ
- บันทึกรายการด้านเดบิตและเครดิตได้ไม่จำกัดจำนวนรายการ โดยตรวจสอบยอดเดบิต และเครดิตให้ได้ดุลก่อนบันทึกเข้าเครื่อง
- การจัดทำงบย่อยและงบรวม Consolidation
- การบันทึกจำนวนลงในรหัสบัญชี เช่น พื้นที่ จำนวนพนักงาน สำหรับใช้เป็นเกณฑ์ในการแบ่งสรร เมื่อต้องการวัดผลการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานตามความรับผิดชอบเป็นต้น
- มีเครื่องมืออำนวยความสะดวก ในการลดขั้นตอนการประมวลผลในช่วงสิ้นเดือนและการออกรายงาน
ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable System)
ระบบบัญชีเจ้าหนี้เป็นระบบที่ควบคุมและวิเคราะห์เกี่ยวกับหนี้สินของเจ้าหนี้แต่ละราย ซึ่งอาจจะเกิดจากการซื้อสินค้าหรือค่าใช้จ่าย ผู้บริหารจะทำหน้าที่บริหารกระแสเงินสดของธุรกิจเพื่อจัดเตรียมเงินสดในการชำระหนี้ที่ควรกำหนดชำระได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้
- การเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อ โดยสามารถเรียกข้อมูลที่สั่งซื้อกับผู้จำหน่ายแต่ละรายมาตรวจสอบได้
- การบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ นอกเหนือจากการซื้อสินค้า
- การกำหนดส่วนลดการค้าและส่วนลดเงินสดของเจ้าหนี้แต่ละรายและคำนวณการได้รับเงินส่วนลด ในกรณีที่จ่ายชำระหนี้ในระยะเวลาที่กำหนด
- สามารถกำหนดระยะเวลาการให้เครดิต หรือวงเงินเครดิตที่บริษัทได้รับ
- การบันทึกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ได้
- การชำระหนี้ด้วยเงินสดหรือเช็คสามารถระบุว่าเป็นการชำระใบกำกับสินค้าหลายใบ
- การคำนวณภาษีที่จะต้องหักไว้ ณ ที่จ่าย
ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable System)
ระบบบัญชีลูกหนี้ เป็นระบบที่จัดการควบคุมเกี่ยวกับการเป็นหนี้ของลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นแต่ละราย เพื่อให้สามารถควบคุมสภาพการเป็นหนี้และเงินเครดิตลูกหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงและเพิ่มสภาพคล่องของการเงินหมุนเวียน คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้
- การเชื่อมกับระบบขาย โดยสามารถเรียกข้อมูลการขายให้กับลูกค้าแต่ละรายมาตรวจสอบได้
- การกำหนดส่วนลดการค้าและส่วนลดเงินสดของลูกหนี้แต่ละราย
- การตรวจสอบประวัติการชำระเงินเพื่อพิจารณาการให้สินเชื่อ
- การบันทึกรายได้อื่นๆ นอกเหนือจากการขายสินค้า
- การจัดเตรียมยอดลูกหนี้ที่ครบกำหนดชำระ
- การรับชำระหนี้โดยเงินสดหรือเช็คตามยอดหนี้ได้อย่างสะดวก ทั้งการรับชำระแบบทั้งหมดหรือรับชำระบางส่วน
ระบบจัดซื้อ (Purchase Order System)
การจัดซื้อเป็นกระบวนการที่สำคัญมากอีกอย่างหนึ่งทั้งธุรกิจซื้อมา ขายไป ธุรกิจการผลิตและธุรกิจบริการโดยจัดการเกี่ยวกับการจัดซื้อสินค้า สินทรัพย์ถาวร หรือวัสดุสิ้นเปลือง คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้
- การกำหนดรายละเอียดของผู้จำหน่าย
- การบันทึกส่วนลดต่อรายการสินค้า และส่วนลดรวม
- สามารถรับสินค้าได้โดยไม่ต้องออกใบสั่งซื้อสินค้า
- ควรรับสินค้าบางส่วนหรือครบจำนวนตามใบสั่งซื้อ
- การกำหนดราคาซื้อ ตรวจสอบราคา และสอบถามแหล่งทีเคยซื้อได้
- การคำนวณต้นทุนในการจัดซื้อ ค่าขนส่ง ภาษีนำเข้า ส่งออก และค่าธรรมเนียมต่างๆ
- การแก้ไขยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) ให้ตรงกับใบกำกับภาษีของผู้จำหน่าย
- เมื่อบันทึกรับสินค้าแล้ว ระบบควรตั้งยอดเจ้าหนี้ เพิ่มปริมาณสินค้า ให้โดยอัตโนมัติ
ระบบขาย (Sale Order Processing System)
การขายถือได้ว่าเป็นแหล่งที่มาของรายได้ของธุรกิจ ดังนั้น หากการขายสามารถใช้ระยะเวลาสั้นเท่าไร สามารถตอบคำถามลูกค้าเกี่ยวกับสินค้าได้มากเท่าไร ตลอดจนการตรวจสอบวงเงินสินเชื่อการตรวจสอบราคาขายสำหรับลูกค้าแต่ละราย และค้นหาข้อมูลลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ก็ย่อมเป็นการรักษาลูกค้าไว้กับธุรกิจมากขึ้นเท่านั้น คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้
- การกำหนดรายละเอียดของลูกค้า
- การตรวจสอบปริมาณสินค้าให้เพียงพอในการขาย
- ส่วนลดต่อรายการสินค้า ส่วนลดเปอร์เซ็นต์
ระบบควบคุมสินค้า (Inventory Control System)
เป็นระบบที่ช่วยจัดการควบคุมความถูกต้องปริมาณสินค้า ต้นทุนสินค้าแต่ละชนิด รักษาระดับของสินค้าให้เหมาะสมเพียงพอต่อความต้องการ และคุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้
- การกำหนดรหัสสินค้า
- การกำหนดจำนวนและระดับคลังสินค้า
- การโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังสินค้า
- วิธีคิดต้นทุนแบบต้นทุนถัวเฉลี่ย (Moving Weighted Average)
- การขายสินค้าเป็นชุดที่มีส่วนประกอบมากกว่า 1 ชิ้น
- การกำหนดหน่วยนับหลักที่เก็บไว้ในคลังสินค้า
