หลักการบัญชีเบื้องต้น ระบบพื้นฐานนักบัญชีต้องรู้ก่อน 7 หลักการ?
หลักการบัญชีเบื้องต้น คำนิยามเบื้องต้น สมการบัญชี กำไร-ขาดทุน เบ็ดเสร็จ รายการบัญชี หมวดบัญชีออกมาเป็น 5 ประเภท
ระบบใบสำคัญจ่าย คือ ระบบที่ใช้ควบคุมการจ่ายเงินที่มีเอกสารประกอบ โดยนำทั้งหมดมาตรวจสอบ และเก็บข้อมูล จดบันทึก ไว้เป็นหลักฐาน โดยกระบวนการทั้งหมด จะต้องมีการเซ็นอนุมัติจ่ายเงิน และจัดเก็บไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่ายอย่างครบถ้วน
แบบฟอร์มใบสําคัญจ่าย excel
ระบบใบสำคัญ เป็นระบบบัญชีที่กำหนดขึ้นเพื่อควบคุมการจ่ายเงินของธุรกิจให้มีความรัดกุมยิ่งขึ้น ระบบใบสำคัญอาจเรียกว่า “ระบบใบสำคัญจ่าย” Payment Voucher และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ ใบสำคับจ่าย ส่วนใหญ่ คือ ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน เป็นต้น
ทั้ง 3 ส่วนนี้คือ ระบบที่จำเป็นต้องมี ส่วนประกอบอื่น ๆ ที่สำคัญ และควรมีเพิ่มเติม คือ
ใบสำคัญ จ่าย ( Voucher ) หมายถึง เป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงิน จัดทำโดยพนักงานในแผนกบัญแล้วส่งไปให้ผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ ก่อนที่ผู้มีอำนาจจ่ายเงินจะลงนามอนุมัติการจ่ายเงิน
ทั้งนี้ ใบสำคัญ จ่าย ไม่ใช่ใบกำกับสินค้า!! แต่เป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการอนุมัติให้จ่ายเงินเพื่อจัดซื้อสิ่งของหรือบริการ หรือการจ่ายชำระหนี้สินให้เจ้าหนี้
และยังเป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้น และออกให้แก่ผู้รับเงิน ในกรณีที่ยังไม่ได้รับใบเสร็จ หรือต้องจ่ายเงินออกจากกิจการแล้วยังไม่สามารถหาหลักฐานเอกสารยืนยันการจ่ายเงินได้แต่จำเป็นที่ต้องจ่ายเงิน และนำรายจ่ายนั้นมาบันทึกบัญชี (แล้วแต่กรณี)
โดยปกติธุรกิจจะจัดทำใบสำคัยจ่าย 1 ใบต่อ 1 รายการ หากจ่ายเงินมีเงื่อนไขในการแบ่งเป็นหลายงวด จะต้องจัดทใบสำคัญตามจำนวนงวดที่ต้องจ่าย
แบบฟอร์มใบสำคัญจ่าย.xlsx
คือสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับกายจ่ายเงินทุกประเภทจากใบสำคัญ จ่าย กรณีที่กิจการต้องการควบคุมการจ่ายเงินด้วยระบบใบสำคัญ จ่ายจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องนำรายการที่จ่ายจากใบสำคัญ จ่ายมาลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย”
โดยปกติทั่วไป ใบสำคัญ จ่าย ที่ได้รับการอนุมัติการจ่ายชำระเงินแล้ว จะนำมาบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย“
หมายถึง สมุดที่ใช้สำหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดของการจ่ายเช็คที่จ่ายให้กับผู้มีสิทธิว่าจ่ายเงินค่าอะไรเป็นเงินจากการขอเบิกเลขที่เท่าไร
กรณีที่ มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญ จ่าย” โดยระบุรายละเอียด ดังนี้
หลักๆแล้ว บุคคลที่เกี่ยวข้องอาจมีมากถึง 4 คน จึงเป็นเอกสารที่ละเอียดกว่าเอกสารทั่วไป
กรณีที่ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ได้แก่
*หมายเหตุ* ใบสำคัญ จ่ายจำเป็นต้องระบุการจ่ายชำระเงิน เช่น เงินสด เช็ค การโอนเงิน หรือ วิธีอื่นๆ
ใบเสร็จรับเงิน คือ ( receipt) หรือ ใบเสร็จ เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินเป็นการถูกต้องแล้ว การออกเอกสารดังกล่าวบางกรณีอาจออกเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ในใบเสร็จรับเงินทั่วไปมักระบุรายการสินค้าหรือบริการที่ซื้อขายกันและราคาที่ตกลงชำระ ซึ่งอาจระบุข้อมูลภาษีที่เกี่ยวข้องที่ผู้รับชำระเงินเก็บและนำส่งรัฐบาลอีกด้วย
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน (Receied Voucher) คือ เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าการจัดทำใบสำคัญ จ่ายเงินแต่ละฉบับนั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมการจ่ายเงินให้ถูกต้องตาม ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด ที่ธุรกิจได้รับมาจากการซื้อสินค้าและบริการ แต่ในบางครั้งการจ่ายเงินของธุรกิจอาจม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด จากผู้ขายสินค้าบริการได้ เช่นจ่ายค่าพาหนะ จ่ายค่าทางด่วนจ่ายอาหารเครื่องดื่ม จ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงาน เป็นต้น
เมื่อจัดทำใบสำคัญรับเงินและมีลายละเอียดครบถ้วนแล้วจึงจะสามารถนำไปแทนใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด เพื่อจัดทำใบสำคัญ จ่ายเงินและบันทึกบัญชีได้
ใบสำคัญรับเงิน Excell
ใบสำคัญรับเงิน doc
ใบสำคัญรับเงิน pdf
แบบฟอร์มใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ
ใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ Excell
ใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ doc
ใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ pdf
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบแทนใบเสร็จรับเงิน ส่วนมากจะเกิดขึ้นกับค่าใช้จ่ายทั่วไป ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด และจำนวนเงินไม่มาก และที่สำคัญไม่สามารถขอบัตรประชาชนเพื่อถ่ายสำเนาการจ่ายเงินได้ เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ค่า เดินทาง ค่าไม้กวาด เป็นต้น
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็นค่าใช้จ่ายที่จ่ายชำระจริงแต่ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จจาก บุคคลภายนอกได้ ไม่ว่าจะเป็น นิติบุคคล หรือบุคคลธรรมดา แต่ส่วนมากจะเกิดกับบุคคลธรรมดาเป็นส่วนใหญ่ ที่ไม่เกิดกับนิติบุคคบล เนื่องจากรูปแบบการทำงานเป็นบริษัท จะต้องมีการออกใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีทุกครั้งที่เขามีรายได้
หากรายจ่ายที่เราจ่ายนั้นไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จได้ บริษัทจึงควรจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจาก ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว
รายการที่เกิดขึ้น ให้นำเอกสาร แนบกับใบสำคัญ จ่าย และนำไปบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย” ตามแบบด้านล่าง และจัดเก็บเอกสารใบสำคัญ จ่ายเพื่อรอการจ่ายให้เรียบร้อย
เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระให้ จ่ายเงินตามใบสำคัญ จ่ายที่ระบุไว้ในทะเบียนใบสำคัญ จ่าย โดยเป็นการจ่ายด้วยเช็ค ดังนี้
ใบสำคัญ จ่าย (ภาษาไทย)
ใบสำคัญจ่าย (ภาษาอังกฤษ)
ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย
ใบสำคัญรับทะเบียนจ่ายเช็ค