หลักการบัญชีเบื้องต้น ระบบพื้นฐานนักบัญชีต้องรู้ก่อน 7 หลักการ?
หลักการบัญชีเบื้องต้น คำนิยามเบื้องต้น สมการบัญชี กำไร-ขาดทุน เบ็ดเสร็จ รายการบัญชี หมวดบัญชีออกมาเป็น 5 ประเภท
การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับ (Internal Control Over Cash Receipts) ในการจัดทำธุรกิจจะต้องมีแผนและกฎระเบียบในการปฏิบัติที่ถูกต้องเกี่ยวกับระบบบัญชีการเงินในที่นี้จะแยกการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดออกเป็น 2 ส่วนได้แก่
การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับ (Internal Control Over Cash Receipts) เงินสดรับของกิจการมาจากหลายแหล่งเช่น ค่าขายเงินสด รับชำระเงินสดจากลูกหนี้ ดอกเบี้ยบรับ ค่าเช่ารับ เงินปันผลรับ เงินลงทุนเพิ่มจากเจ้าของ หรือเงินกู้ยืม เป็นต้น การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับอาจกระทำตามหลักการดังนี้
หลักการ | การปฏิบัติ |
การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ | กำหนดหน้าที่ของพนักงานในแผนกการเงินให้แน่นอน โดยเฉพาะทางด้านการรับเงินโดยแยกพนักงานเป็น 2 คน คือคนหนึ่งทำหน้าที่รับเงิน ส่วนอีกคนหนึ่งทำหน้าที่บันทึกบัญชี เมื่อมีความผิดพลาดเกิดขึ้นจะได้สอบสวนหาผู้รับผิดชอบได้ง่ายขึ้น |
การแบ่งแยกหน้าที่ | ไม่ควรให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งทำหน้าที่เก็บเงินและลงบัญชีด้วย ควรแยกหน้าที่ของพนักงานเก็บเงินและลงบัญชีต่างหากจากกัน ควรแบ่งแยกหน้าที่การรับเงินและการจ่ายเงินออกจากกัน การบันทึกบัญชีควรแยกสมุดเงินสดรับและสมุดเงินสดจ่ายเป็นคนละเล่ม |
การใช้เครื่องมือ เครื่องจักร และอุปกรณ์ | กิจการควรมีการเครื่องบันทึกเงินสดและมีตู้นิรภัยเพื่อใส่เงินสดในกรณีที่นำฝากธนาคารไม่ทัน มีเครื่องบันทึกเงินสด |
การสอบทานอย่างอิสระ | ควรมีการตรวจนับใบเสร็จรับเงินตัวจริงว่าครบตามทะเบียนหรือไม่ การทุจริตมักจะเกิดจากการที่ผู้เบิกใบเสร็จรับเงินไปแล้วไม่นำมาส่งคืน ทำให้เก็บเงินสดจากลูกหนี้และนำไปใช้ส่วนตัว ควรมีฝ่ายตรวจสอบภายในของกิจการเป็นหน่วยอิสระขึ้นตรงต่อกรรมการผู้จัดการ |
การควบคุมภายในอื่นๆ | พนักงานที่เกี่ยวข้องกับการเงินควรมีการวางเงินค้ำประกันไว้ที่กิจการจำนวนหนึ่ง ควรมีการหมุนเวียนตำแหน่งพนักงานการเงิน ควรให้พนักงานการเงินหมุนเวียนลาพักร้อน เงินสดที่กิจการได้รับมาทุกวันให้นำฝากธนาคารและบันทึกบัญชีทุกวันหรืออย่างช้าในวันรุ่งขึ้น |
กิจการมักจะได้รับเงินสดจาก 2 แหล่งดังนี้
เงินสดรับจากการขายหน้าร้าน
เมื่อกิจการเปิดร้านขายสินค้า กิจการได้รับเงินสดจากการขายทุกวัน ดังนั้นกิจการจึงจำเป็นต้องมีการควบคุมเงินสดจากการขายให้รัดกุมดังนี้
ถ้ากิจการใช้ใบเสร็จรับเงินหรือใบขาย (Sale Tickets) โดยจะใช้เครื่องเก็บเงินหรือไม่ใช้ก็ตามตอนสิ้นวันหรือสิ้นผลัด การควบคุมควรทำดังนี้
ในทุกกรณีดังกล่าวข้างต้น เมื่อนำเงินไปฝากธนาคารแล้ว ควรจะได้ส่งสำเนาใบนำฝากตามที่ธนาคารได้ประทับตราและลงชื่อผู้รับเงินแล้วกลับมาให้ผู้ที่ทำรายงานเงินสดค่าขายประจำวันและผู้ลงบัญชีเพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้องของบุคคลทั้งสามฝ่ายว่าได้บันทึกตัวเลขไว้เป็นหลักฐานตรงกัน
เมื่อจำนวนเงินสดที่ได้รับจากยอดขายเงินสดประจำวันไม่ตรงกับยอดตามที่บันทึกไว้ในเครื่องเก็บเงินหรือตามรายงานการขาย การค้นหาข้อผิดพลาดทำได้ยากมาก ส่วนใหญ่จะสันนิษฐานเองว่า เกิดจากการทอนเงินให้แก่ลูกค้าผิดไปอาจจะผิดในทางที่มากหรือน้อยไปก็ได้ เงินขาดหรือเกินนั้น ถ้าจะให้พนักงานเก็บเงินต้องชดใช้แล้วก็จะไม่มีการบันทึกทางการบัญชีเกิดขึ้น แต่ถ้ากิจการไม่ต้องการให้เป็นภาระแก่พนักงานเก็บเงิน เมื่อเงินขาดและเกินเกิดขึ้นก็จะเปิดบัญชีขึ้นมาอีกบัญชีหนึ่งเรียกว่า บัญชีเงินขาดหรือเกิน (Cash short or over account) ซึ่งเมื่อเวลาปิดบัญชี จะได้มีความสมดุลในทางบัญชีและมีความสะดวกในการตรวจสอบรายได้
อ่านบทความทั้งหมด >>> pangpond.com