การควบคุมภายใน 2 INTERNAL ตัวอย่างเงินสดรับวิธีบัญชีการเงิน

26/11/2024

Click to rate this post!

[Total: 160 Average: 5]

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับ

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับ (Internal Control Over Cash Receipts) ในการจัดทำธุรกิจจะต้องมีแผนและกฎระเบียบในการปฏิบัติที่ถูกต้องเกี่ยวกับระบบบัญชีการเงินในที่นี้จะแยกการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดออกเป็น 2 ส่วนได้แก่

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับ
การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดจ่าย

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับ (Internal Control Over Cash Receipts) เงินสดรับของกิจการมาจากหลายแหล่งเช่น ค่าขายเงินสด รับชำระเงินสดจากลูกหนี้ ดอกเบี้ยบรับ ค่าเช่ารับ เงินปันผลรับ เงินลงทุนเพิ่มจากเจ้าของ หรือเงินกู้ยืม เป็นต้น การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับอาจกระทำตามหลักการดังนี้

หลักการ	การปฏิบัติ
การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ	กำหนดหน้าที่ของพนักงานในแผนกการเงินให้แน่นอน โดยเฉพาะทางด้านการรับเงินโดยแยกพนักงานเป็น 2 คน คือคนหนึ่งทำหน้าที่รับเงิน ส่วนอีกคนหนึ่งทำหน้าที่บันทึกบัญชี เมื่อมีความผิดพลาดเกิดขึ้นจะได้สอบสวนหาผู้รับผิดชอบได้ง่ายขึ้น
การแบ่งแยกหน้าที่	ไม่ควรให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งทำหน้าที่เก็บเงินและลงบัญชีด้วย ควรแยกหน้าที่ของพนักงานเก็บเงินและลงบัญชีต่างหากจากกัน ควรแบ่งแยกหน้าที่การรับเงินและการจ่ายเงินออกจากกัน การบันทึกบัญชีควรแยกสมุดเงินสดรับและสมุดเงินสดจ่ายเป็นคนละเล่ม
การใช้เครื่องมือ เครื่องจักร และอุปกรณ์	กิจการควรมีการเครื่องบันทึกเงินสดและมีตู้นิรภัยเพื่อใส่เงินสดในกรณีที่นำฝากธนาคารไม่ทัน มีเครื่องบันทึกเงินสด
การสอบทานอย่างอิสระ	ควรมีการตรวจนับใบเสร็จรับเงินตัวจริงว่าครบตามทะเบียนหรือไม่ การทุจริตมักจะเกิดจากการที่ผู้เบิกใบเสร็จรับเงินไปแล้วไม่นำมาส่งคืน ทำให้เก็บเงินสดจากลูกหนี้และนำไปใช้ส่วนตัว ควรมีฝ่ายตรวจสอบภายในของกิจการเป็นหน่วยอิสระขึ้นตรงต่อกรรมการผู้จัดการ
การควบคุมภายในอื่นๆ	พนักงานที่เกี่ยวข้องกับการเงินควรมีการวางเงินค้ำประกันไว้ที่กิจการจำนวนหนึ่ง ควรมีการหมุนเวียนตำแหน่งพนักงานการเงิน ควรให้พนักงานการเงินหมุนเวียนลาพักร้อน เงินสดที่กิจการได้รับมาทุกวันให้นำฝากธนาคารและบันทึกบัญชีทุกวันหรืออย่างช้าในวันรุ่งขึ้น

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดที่ได้จากการขายและการรับชำระหนี้

กิจการมักจะได้รับเงินสดจาก 2 แหล่งดังนี้

เงินสดรับจากการขายหน้าร้าน (Over-the-Counter Receipts)
เงินสดรับชำระหนี้จากลูกหนี้ (Cash Received from Accounts Receivable)

เงินสดรับจากการขายหน้าร้าน

เมื่อกิจการเปิดร้านขายสินค้า กิจการได้รับเงินสดจากการขายทุกวัน ดังนั้นกิจการจึงจำเป็นต้องมีการควบคุมเงินสดจากการขายให้รัดกุมดังนี้

ควรใช้เครื่องบันทึกเงินสด (Cash Register) โดยกำหนดให้พนักงานนั่งอยู่ประจำเครื่องแต่ละเครื่อง เป็นผู้รับผิดชอบจำนวนเงินที่ได้รับแต่ละวัน หรือแต่ละผลัด เครื่องบันทึกเงินสดควรแสดงตัวเลขจำนวนเงินให้ลูกค้ามองเห็นได้ชัดเจน
เมื่อสิ้นวันหรือสิ้นผลัด (Shift) บุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบดูแลพนักงานเก็บเงินซึ่งอาจเป็นหัวหน้าฝ่ายการเงินหรือสมุห์บัญชีจะเป็นผู้ไขกุญแจเปิดเครื่องและนับเงินแล้วทำรายงานเงินสดค่าขายประจำวัน (Daily Cash Sale Report)
บุคคลอีกคนหนึ่งจะนับตัวเงินสดว่าตรงกับตัวเลขในเครื่องเก็บเงินหรือไม่ จากนั้นจะเขียนใบนำฝากและนำเงินสดทั้งหมดที่ได้รับทั้งหมดในวันนั้นฝากธนาคาร พนักงานบัญชีก็จะใช้รายงานเงินสดค่าขายและใบนำฝากธนาคารเป็นหลักฐานในการลงบัญชี

ถ้ากิจการใช้ใบเสร็จรับเงินหรือใบขาย (Sale Tickets) โดยจะใช้เครื่องเก็บเงินหรือไม่ใช้ก็ตามตอนสิ้นวันหรือสิ้นผลัด การควบคุมควรทำดังนี้

มีการแบ่งงานกันทำระหว่างบุคคล 2 คน ที่ต้องรับผิดชอบในการควบคุม คือ ให้คนหนึ่งนับตัวเงินสด ส่วนคนหนึ่งบวกยอดตามสำเนาใบขาย หรือใบเสร็จรับเงินทั้งหมด โดยต่างคนต่างทำไม่ต้องดูกันเลย เมื่อเสร็จแล้วจึงนำมาเทียบกันว่าตรงกันหรือไม่ ผู้บวกใบขายหรือใบเสร็จรับเงินควรจะได้ทำรายงานการตรวจนับเงินถ้าใช้เครื่องเก็บเงินก็ต้องไขกุญแจเปิดดูตัวเลขในเครื่องว่าตรงกับยอดรวมในเครื่องเก็บเงินหรือไม่
บุคคลอีกคนหนึ่งทำหน้าที่เขียนใบนำฝากเงินและนำเงินไปฝากธนาคารในวันนั้นหรืออย่างช้าในวันทำการถัดไป
พนักงานบัญชีจะรวบรวมหลักฐาน เช่น รายงานเงินสด ค่าขาย และใบนำฝากเพื่อลงบัญชีต่อไป

ในทุกกรณีดังกล่าวข้างต้น เมื่อนำเงินไปฝากธนาคารแล้ว ควรจะได้ส่งสำเนาใบนำฝากตามที่ธนาคารได้ประทับตราและลงชื่อผู้รับเงินแล้วกลับมาให้ผู้ที่ทำรายงานเงินสดค่าขายประจำวันและผู้ลงบัญชีเพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้องของบุคคลทั้งสามฝ่ายว่าได้บันทึกตัวเลขไว้เป็นหลักฐานตรงกัน

เงินขาดหรือเงินเกิน (Cash Short and Over)

เมื่อจำนวนเงินสดที่ได้รับจากยอดขายเงินสดประจำวันไม่ตรงกับยอดตามที่บันทึกไว้ในเครื่องเก็บเงินหรือตามรายงานการขาย การค้นหาข้อผิดพลาดทำได้ยากมาก ส่วนใหญ่จะสันนิษฐานเองว่า เกิดจากการทอนเงินให้แก่ลูกค้าผิดไปอาจจะผิดในทางที่มากหรือน้อยไปก็ได้ เงินขาดหรือเกินนั้น ถ้าจะให้พนักงานเก็บเงินต้องชดใช้แล้วก็จะไม่มีการบันทึกทางการบัญชีเกิดขึ้น แต่ถ้ากิจการไม่ต้องการให้เป็นภาระแก่พนักงานเก็บเงิน เมื่อเงินขาดและเกินเกิดขึ้นก็จะเปิดบัญชีขึ้นมาอีกบัญชีหนึ่งเรียกว่า บัญชีเงินขาดหรือเกิน (Cash short or over account) ซึ่งเมื่อเวลาปิดบัญชี จะได้มีความสมดุลในทางบัญชีและมีความสะดวกในการตรวจสอบรายได้

อ่านบทความทั้งหมด >>> pangpond.com