รายการบัญชี รายการทางบัญชีเกี่ยวกับเงินสด ครบจบ 5 รายการ?

รายการบัญชี

รายการบัญชีเกี่ยวกับเงินสดและการควบคุมภายใน (Cash and Internal Control)

เมื่อเริ่มดำเนินกิจการ เงินสดเป็นสิ่งแรกที่ทุกธุรกิจต้องมีอยู่ เงินสดถือว่าเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่หมุนเวียนเร็วที่สุดและสามารถที่จะเปลี่ยนเป็นสินทรัพย์อื่นๆได้ง่าย เงินสดเป็นที่ทุกคนต้องการ รายการทางบัญชีเกี่ยวกับเงินสดเป็นรายการที่เกิดขึ้นมากและผิดพลาดได้ง่ายในกิจการ จึงจำเป็นต้องมีระบบการควบคุม วิธี ควบคุมและการจัดการเกี่ยวกับเงินสดให้มีประสิทธิภาพ ในการจัดการเกี่ยวกับเงินสด ธุรกิจมีความจำเป็นต้องวางแผนเกี่ยวกับเงินสด โดยการจัดทำงบประมาณเงินสด (Cash Budget) งบประมาณเงินสดจะเป็นตัวเลขเงินสดที่กิจการประมาณขึ้นในอนาคต งบประมาณเงินสดจะประกอบด้วยเงินสดต้นงวด บวกเงินสดที่จะได้มาระหว่างงวด หักกับเงินสดที่จะใช้ไปในระหว่างงวดคงเหลือเป็น เงินสดปลายงวด

ถ้าหากว่าในระหว่างงวดใดงวดหนึ่งเงินสดไม่เพียงพอ ก็จำเป็นต้องหาแหล่งเงินจากภายนอกโดยจะมาในรูปแบบของการกู้ยืม การจำหน่ายหุ้นเพิ่มทุน การออกหุ้นกู้ หรือโดยวิธีการอื่นๆ แต่ถ้าในทางตรงกันข้ามถ้ากิจการมีเงินสดปลายงวดคงเหลือจำนวนมาก ก็จะต้องนำเงินสดที่เหลือเหล่านั้นไปลงทุนให้เกิดดอกออกผลมาสู่กิจการเนื่องจากการทิ้งเงินสดไว้กิจการมากเกินไปจะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อกิจการ และอาจนำมารซึ่งความเสี่ยงต่อการสูญหายหรือถูกโจรกรรมได้ นอจากนี้ในวันสิ้นงวด กิจการยังจัดทำงบกระแสเงินสด (Statement of Cash Flow) งบกระแสเงินสดจะแสดงถึงกระแสการไหลของเงินสดที่เกิดขึ้นแล้วในรอบการดำเนินงานที่ผ่านมาของกิจการ งบกระแสเงินสดแสดงว่าในรอบการดำเนินงานที่ผ่านมากิจการได้เงินสดมาจากแหล่งใดบ้าง และใช้เงินสดไปเพื่อการใดบ้าง เงินสดที่เหลืออยู่ในวันต้นงวดและปลายงวด

เงินสด และรายการเทียบเท่า

เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดของธุรกิจประกอบด้วยรายการต่างๆดังนี้

1. ธนบัตรและเหรียญกษาปณ์ (Coins and Bank Notes)
2. เอกสารทางการเงินที่สามารถซื้อ ขาย แลกเปลี่ยนหรือเปลี่ยนมือเป็นเงินสดได้ ประกอบด้วย

• เช็ค (Cheques) เช็คสั่งจ่ายของธนาคาร (Cashier Cheques) เช็คที่ธนาคารรับรอง(Certified Cheques)
• ดราฟต์ (Drafts)
• ธนานัติ (Money Orders)

3. เงินฝากธนาคาร (Deposit in Bank) ทุกประเภท ได้แก่ บัญชีเงินฝากกระแสรายวัน (Current Account) บัญชีเงินฝากออมทรัพย์ (Saving Account) บัญชีเงินฝากประจำ (Fixed Account) และต้องไม่มีข้อจำกัดในการใช้เงินฝากจำนวนนี้
4. เงินฝากสถาบันการเงิน (Deposit in Financial Institute) ในรูปของตั๋วสัญญาใช้เงิน (Promissory Notes) ตั๋วแลกเงิน (Bill of Exchange) บัตรเงินฝาก (Negotiable Certificated Deposit) และต้องไม่มีข้อจำกัดในการใช้เงินฝาก
5. เงินรองจ่าย (Petty Cash Funds) ถือว่าเป็นรายการเทียบเท่าเงินสดเพราะกิจการจะกันเงินสดจำนวนหนึ่งไว้เพื่อใช้จ่ายหมุนเวียนเล็กๆน้อยๆ

รายการที่ไม่นับรวมเป็นเงินสดของกิจการได้แก่

1. เงินสดที่ให้พนักงานยืมไปเพื่อทำธุรกิจให้แก่กิจการ เช่นพนักงานเก็บเงินที่เดินทางไปเก็บเงินต่างจังหวัดหรือพนักงานขายเดินทางไปแนะนำสินค้าให้แก่ลูกค้า ก่อนออกเดินทางพนักงานเหล่านี้จะต้องขอยืมเงินสดของกิจการไปใช้ล่วงหน้าก่อน รายการนี้ถือว่าพนักงานเป็นลูกหนี้เงินยืมของกิจการ
2. เช็คลงวันที่ล่วงหน้า (Postdated Checks) จะไม่นับรวมเป็นเงินสดของกิจการจนกว่าจะนำเช็คไปขึ้นเงินสดได้จากะนาคาร และได้รับชำระเงินจากลูกหนี้เงินยืม กิจการบางแห่งได้นำเช็คลงวันที่ล่วงหน้าไปบันทึกบัญชี ซึ่งเป็นการปฏิบัติที่ผิด
3. เช็คที่ธนาคารคืน (Not Sufficient Fund Cheques) เป็นเช็คที่ธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงินเนื่องจากเจ้าของเช็คมีเงินในบัญชีไม่พอจ่าย เช็คฉบับดังกล่าวเป็นเช็คที่ลูกค้าจ่ายชำระหนี้ให้แก่กิจการ กิจการนำไปขึ้นเงินกับธนคาร ธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงิน
4. เงินมัดจำตามสัญญา (Deposit) เช่น บางครั้งที่กิจการประมูลได้งานรับเหมาก่อสร้าง กิจการอาจต้องมีการวางเงินมัดจำไว้จำนวนหนึ่ง หรือกรณีกิจการว่าจ้างทำของอาจต้องจ่ายเงินล่วงหน้าส่วนหนึ่ง เงินจำนวนนี้ไม่นับรวมเป็นเงินสด
5. เงินฝากธนาคารที่มีข้อจำกัดของการใช้เงิน เช่น เงินกองทุนเลี้ยงชีพ เงินฝากเพื่อไถ่ถอนหุ้นกู้ เงินสำรองตามกฎหมาย เงินสำรองอื่นๆเป็นต้น
6. อากรแสตมป์คงเหลือไม่นับรวมเป็นเงินสดให้ถือเป็นวัสดุสิ้นเปลือง

การควบคุมภายใน

การควบคุมภายใน (Internal Control)

     การควบคุมภายในเป็นขบวนการที่เกี่ยวข้องกับวิธีการและการป้องกันการทุจริตเกี่ยวกับสินทรัพย์ซึ่งครอบคลุมถึง

1. การป้องกันสินทรัพย์ของกิจการเอง จากการทุจริตของพนักงาน การที่พนักงานนำสินทรัพย์ของกิจการไปใช้ส่วนตัว และการอนุมัติเกินอำนาจของพนักงาน
2. เพื่อก่อให้เกิดความถูกต้องและน่าเชื่อถือได้ของการบันทึกบัญชี โดยช่วยลดข้อผิดพลาดที่ไม่ได้ตั้งใจ และความผิดที่เกิดจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือการตีความผิดในขบวนการทางการบัญชี

หลักการควบคุมภายใน (Principles of Internal Control) คือการควบคุมภายในซึ่งจะมีการออกแบบระบบและวางหลักเกณฑ์ต่างๆขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจ ลักษณะการประกอบธุรกิจ และจิตวิทยาในการควบคุมของฝ่ายจัดการ อย่างไรก็ตามหลักการควบคุมภายในประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆดังนี้

1. การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ
2. การแบ่งแยกหน้าที่ ไม่ควรให้บุคคลหนึ่งบุคคลใดรับผิดชอบทั้งการเก็บบันทึกและการเก็บรักษาสินทรัพย์ตัวจริง เพราะจะก่อให้เกิดโอกาสของความผิดพลาดและการทุจริต
3. ขบวนการใช้เอกสาร ต้องมีกำหนดเล่มที่ เลขที่ไว้ล่วงหน้าและมีทะเบียนควบคุมเพื่อป้องกันการบันทึกรายการซ้ำ
4. การใช้เครื่องมือ เครื่องจักร และอุปกรณ์ช่วยในการควบคุม
5. การสอบทานอย่างอิสระ ควรจะสอบทานทุกงวดบัญชี และการตรวจสอบที่ไม่บอกล่วงหน้า
6. การควบคุมอื่นๆ ในบางครั้งการที่กิจการจะรับพนักงานต้องมีการวางเงินค้ำประกันไว้ให้แก่กิจการ

อ่านบทความทั้งหมด >>> pangpond.com