ภาพรวมที่ควรรู้
ผังองค์กรใช้แสดงสายการรายงานภายในองค์กร เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการกับพนักงาน Microsoft ยกตัวอย่างการสร้างด้วย SmartArt ในโปรแกรม Office (อ้างอิง: Microsoft: Organization Chart)
สำหรับการออกแบบผังองค์กรสวย ๆ ผู้เขียนแนะนำให้ตรวจความถูกต้องของตำแหน่งและสายรายงานก่อนตกแต่ง เพื่อให้ผังตอบคำถามของผู้ใช้งานได้
เริ่มสร้างผังด้วย SmartArt
ใน Office รุ่นที่รองรับ เลือก Insert > SmartArt > Hierarchy แล้วเลือก Organization Chart จากนั้นใส่ข้อความในกล่องหรือ Text pane (อ้างอิง: Microsoft: สร้างผังด้วย SmartArt)
ผู้เขียนเสนอให้เตรียมตารางชื่อ ตำแหน่ง ฝ่าย และผู้บังคับบัญชาไว้ก่อน แล้วให้ผู้รับผิดชอบตรวจข้อมูลก่อนนำไปวาดผัง
เลือกสีและคำอธิบาย
ปรับชุดสีได้จาก SmartArt Design > Change Colors และเลือกชุดสีที่ต้องการ (อ้างอิง: Microsoft: เปลี่ยนสีผังองค์กร)
ผู้เขียนแนะนำให้ใช้สีตามความหมายที่กำหนด เช่น สีเดียวกันสำหรับฝ่ายเดียวกัน และใส่ชื่อฝ่ายกำกับเพื่อให้เข้าใจได้แม้ไม่แยกสี
เพิ่มตำแหน่งและจัดให้อ่านง่าย
เพิ่มกล่องระดับเดียวกันด้วย Add Shape Before/After เพิ่มระดับล่างด้วย Add Shape Below และเพิ่มผู้ช่วยด้วย Add Assistant ในรูปแบบ Organization Chart (อ้างอิง: Microsoft: เพิ่มตำแหน่งในผัง)
ผู้เขียนเสนอให้ทดลองอ่านที่ขนาดใช้งานจริง หากชื่อเล็กเกินไปให้แยกผังรวมกับผังรายฝ่าย พร้อมคำอธิบายเส้นเชื่อมที่ใช้
ข้อควรระวัง
ผู้เขียนแนะนำให้ระบุวันที่อัปเดตและเจ้าของเอกสาร แล้วทบทวนเมื่อมีการย้ายตำแหน่งหรือเปลี่ยนสายรายงาน
ก่อนเผยแพร่ภายในทีม ลองให้คนที่ไม่ได้จัดทำผังตอบว่าแต่ละตำแหน่งขึ้นตรงกับใคร เป็นวิธีตรวจความชัดเจนที่ผู้เขียนเสนอ
สรุปสำหรับเริ่มต้น
เริ่มจากผังร่างขาวดำ ตรวจชื่อและความสัมพันธ์ แล้วค่อยปรับสี ระยะห่าง และตัวอักษร เป็นลำดับงานออกแบบที่ผู้เขียนเสนอ
เก็บไฟล์ที่แก้ไขได้พร้อมฉบับสำหรับใช้งาน และตกลงว่าใครมีหน้าที่ปรับข้อมูลเมื่อทีมเปลี่ยนแปลง
