เมื่อธุรกิจเริ่มมีคนมากกว่าหนึ่งคน งานที่เคยคุยกันปากเปล่ามักเริ่มตกหล่น แผนผังองค์กรบริษัทขนาดเล็กช่วยแสดงบทบาทและสายรายงานว่าใครอยู่ในทีมใดและรายงานต่อใคร (อ้างอิง: Microsoft ความหมายและโครงสร้างแผนผังองค์กร) ส่วนขอบเขตอำนาจตัดสินใจควรตกลงและระบุเพิ่มเติมให้ชัด
เริ่มจากงาน ไม่ใช่ชื่อตำแหน่ง
จดงานหลักของกิจการออกมาก่อน เช่น ขายและดูแลลูกค้า ผลิตหรือส่งมอบงาน การเงิน บัญชี และบริหารคน จากนั้นระบุผู้รับผิดชอบหลักของแต่ละงาน บริษัทขนาดเล็กอาจมีคนหนึ่งดูแลหลายหน้าที่ได้ แต่ควรเขียนให้ชัดว่าเมื่อเกิดปัญหาเรื่องนั้น ใครเป็นคนตัดสินใจ
วาดโครงสร้างให้เห็นการรายงาน
วางเจ้าของกิจการหรือผู้จัดการไว้ด้านบน แล้วเชื่อมไปยังหัวหน้างานหรือผู้รับผิดชอบด้านต่าง ๆ ใช้กล่องสั้น ๆ ที่บอกทั้งบทบาทและชื่อผู้รับผิดชอบ ไม่จำเป็นต้องสร้างหลายชั้นหากทีมยังเล็ก เส้นเชื่อมควรแสดงสายรายงานโดยตรง ไม่ใช่ลำดับความสำคัญของคน (อ้างอิง: Microsoft การแสดงชื่อ บทบาท และสายรายงาน)
แยกผู้ทำ ผู้อนุมัติ และผู้แทน
ตัวอย่างแนวทางที่ทีมอาจนำไปปรับใช้: งานเดียวกันอาจมีผู้ลงมือทำ ผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติคนละคน ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายออกใบเสนอราคา ผู้จัดการอนุมัติส่วนลด และฝ่ายการเงินตรวจเงื่อนไขชำระเงิน เมื่อผู้รับผิดชอบหลักไม่อยู่ ควรมีชื่อผู้แทนสำหรับงานที่ต้องเดินต่อ เพื่อไม่ให้ลูกค้ารอโดยไม่จำเป็น
วิธีนำไปใช้จริง
- รวบรวมงานที่เกิดขึ้นทุกสัปดาห์และทุกเดือน
- จับกลุ่มงานเป็นฝ่ายหรือบทบาทที่เข้าใจง่าย
- ใส่ชื่อผู้รับผิดชอบหลักและผู้อนุมัติ
- ทดลองใช้หนึ่งเดือนแล้วถามทีมว่ายังมีงานใดไม่ชัด
- ปรับผังเมื่อรับคนใหม่หรือเปลี่ยนวิธีทำงาน
แผนผังที่ดีควรอ่านจบในเวลาไม่นานและตอบคำถามเรื่องการประสานงานได้จริง หากมีช่องว่างระหว่างกล่องมากกว่าคำตอบ ให้กลับไปคุยเรื่องหน้าที่ก่อนตกแต่งภาพให้สวย
