7 ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยประโยชน์ธุรกิจ?

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์

การนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในงานบัญชี

ปัจจุบันธุรกิจต่างๆได้นำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดทำรายงานต่างๆ และใช้ทำบัญชีกันมากขึ้น ซึ่งระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่นั้นก็มีความสามารถแตกต่างกันไป ซึ่งก็ได้มีการกำหนดมาตรฐานของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ซึ่ง คุณสมบัติที่สำคัญของคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ในงานบัญชีนั้นจะมีลักษณะดังนี้

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ประกอบไปด้วย

ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger System)

ถือได้ว่าเป็นหัวใจของการบริหารงานของธุรกิจ ใช้สำหรับบันทึกรายการรายวันที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดบัญชี ควรมีเครื่องมือช่วยในการลงรายการและตรวจสอบป้องกันการลงรายการผิดพลาดแล้วรวบรวมปิดบัญชีเพื่อจัดทำงบการเงินและรายงานสำหรับผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจ คุณสมบัติสำคัญที่ควรมีดังนี้

1. กำหนดผังบัญชีได้เอง โดยอาจจะใช้วิธีกำหนดระดับบัญชีหรือวิธีกำหนดเซ็กเม้นท์บัญชี
2. กำหนดงวดบัญชีได้ตามต้องการ โดยเริ่มต้นงวดบัญชีเดือนใดก็ได้และมีสถานะของงวดบัญชี เช่น Open เป็นงวดบัญชีปัจจุบัน Close เป็นงวดบัญชีที่ปิดไปแล้วซึ่งจะแก้ไขข้อมูลย้อนหลังไม่ได้ เป็นต้น
3. การสร้างบัญชีต้นแบบ Template สำหรับบันทึกรายการรายวันที่เกิดขึ้นบ่อย เช่นค่าเสื่อมราคา ค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น
4. การสร้างรายการกลับรายการ Reversing ให้โดยอัตโนมัติ
5. กำหนดสมุดรายวันต่างๆ ได้โดยไม่จำกัดจำนวน
6. จำนวนเงินที่สามารถบันทำได้
7. การพิมพ์และเปลี่ยนแปลงรูปแบบใบสำคัญ Voucher ให้ตรงกับความต้องการ
8. บันทึกรายการด้านเดบิตและเครดิตได้ไม่จำกัดจำนวนรายการ โดยตรวจสอบยอดเดบิต และเครดิตให้ได้ดุลก่อนบันทึกเข้าเครื่อง
9. การจัดทำงบย่อยและงบรวม Consolidation
10. การบันทึกจำนวนลงในรหัสบัญชี เช่น พื้นที่ จำนวนพนักงาน สำหรับใช้เป็นเกณฑ์ในการแบ่งสรร เมื่อต้องการวัดผลการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานตามความรับผิดชอบเป็นต้น
11. มีเครื่องมืออำนวยความสะดวก ในการลดขั้นตอนการประมวลผลในช่วงสิ้นเดือนและการออกรายงาน

ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable System)

ระบบบัญชีเจ้าหนี้เป็นระบบที่ควบคุมและวิเคราะห์เกี่ยวกับหนี้สินของเจ้าหนี้แต่ละราย ซึ่งอาจจะเกิดจากการซื้อสินค้าหรือค่าใช้จ่าย ผู้บริหารจะทำหน้าที่บริหารกระแสเงินสดของธุรกิจเพื่อจัดเตรียมเงินสดในการชำระหนี้ที่ควรกำหนดชำระได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

1. การเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อ โดยสามารถเรียกข้อมูลที่สั่งซื้อกับผู้จำหน่ายแต่ละรายมาตรวจสอบได้
2. การบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ นอกเหนือจากการซื้อสินค้า
3. การกำหนดส่วนลดการค้าและส่วนลดเงินสดของเจ้าหนี้แต่ละรายและคำนวณการได้รับเงินส่วนลด ในกรณีที่จ่ายชำระหนี้ในระยะเวลาที่กำหนด
4. สามารถกำหนดระยะเวลาการให้เครดิต หรือวงเงินเครดิตที่บริษัทได้รับ
5. การบันทึกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ได้
6. การชำระหนี้ด้วยเงินสดหรือเช็คสามารถระบุว่าเป็นการชำระใบกำกับสินค้าหลายใบ
7. การคำนวณภาษีที่จะต้องหักไว้ ณ ที่จ่าย

ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable System)

ระบบบัญชีลูกหนี้ เป็นระบบที่จัดการควบคุมเกี่ยวกับการเป็นหนี้ของลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นแต่ละราย เพื่อให้สามารถควบคุมสภาพการเป็นหนี้และเงินเครดิตลูกหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงและเพิ่มสภาพคล่องของการเงินหมุนเวียน คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

4. การเชื่อมกับระบบขาย โดยสามารถเรียกข้อมูลการขายให้กับลูกค้าแต่ละรายมาตรวจสอบได้
5. การกำหนดส่วนลดการค้าและส่วนลดเงินสดของลูกหนี้แต่ละราย
6. การตรวจสอบประวัติการชำระเงินเพื่อพิจารณาการให้สินเชื่อ
7. การบันทึกรายได้อื่นๆ นอกเหนือจากการขายสินค้า
8. การจัดเตรียมยอดลูกหนี้ที่ครบกำหนดชำระ
9. การรับชำระหนี้โดยเงินสดหรือเช็คตามยอดหนี้ได้อย่างสะดวก ทั้งการรับชำระแบบทั้งหมดหรือรับชำระบางส่วน

ระบบจัดซื้อ (Purchase Order System)

การจัดซื้อเป็นกระบวนการที่สำคัญมากอีกอย่างหนึ่งทั้งธุรกิจซื้อมา ขายไป ธุรกิจการผลิตและธุรกิจบริการโดยจัดการเกี่ยวกับการจัดซื้อสินค้า สินทรัพย์ถาวร หรือวัสดุสิ้นเปลือง คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

1. การกำหนดรายละเอียดของผู้จำหน่าย
2. การบันทึกส่วนลดต่อรายการสินค้า และส่วนลดรวม
3. สามารถรับสินค้าได้โดยไม่ต้องออกใบสั่งซื้อสินค้า
4. ควรรับสินค้าบางส่วนหรือครบจำนวนตามใบสั่งซื้อ
5. การกำหนดราคาซื้อ ตรวจสอบราคา และสอบถามแหล่งทีเคยซื้อได้
6. การคำนวณต้นทุนในการจัดซื้อ ค่าขนส่ง ภาษีนำเข้า ส่งออก และค่าธรรมเนียมต่างๆ
7. การแก้ไขยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) ให้ตรงกับใบกำกับภาษีของผู้จำหน่าย
8. เมื่อบันทึกรับสินค้าแล้ว ระบบควรตั้งยอดเจ้าหนี้ เพิ่มปริมาณสินค้า ให้โดยอัตโนมัติ

ระบบขาย (Sale Order Processing System)

การขายถือได้ว่าเป็นแหล่งที่มาของรายได้ของธุรกิจ ดังนั้น หากการขายสามารถใช้ระยะเวลาสั้นเท่าไร สามารถตอบคำถามลูกค้าเกี่ยวกับสินค้าได้มากเท่าไร ตลอดจนการตรวจสอบวงเงินสินเชื่อการตรวจสอบราคาขายสำหรับลูกค้าแต่ละราย และค้นหาข้อมูลลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ก็ย่อมเป็นการรักษาลูกค้าไว้กับธุรกิจมากขึ้นเท่านั้น คุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

1. การกำหนดรายละเอียดของลูกค้า
2. การตรวจสอบปริมาณสินค้าให้เพียงพอในการขาย
3. ส่วนลดต่อรายการสินค้า ส่วนลดเปอร์เซ็นต์

ระบบควบคุมสินค้า (Inventory Control System)

เป็นระบบที่ช่วยจัดการควบคุมความถูกต้องปริมาณสินค้า ต้นทุนสินค้าแต่ละชนิด รักษาระดับของสินค้าให้เหมาะสมเพียงพอต่อความต้องการ และคุณสมบัติสำคัญที่ควรพิจารณามีดังนี้

1. การกำหนดรหัสสินค้า
2. การกำหนดจำนวนและระดับคลังสินค้า
3. การโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังสินค้า
4. วิธีคิดต้นทุนแบบต้นทุนถัวเฉลี่ย (Moving Weighted Average)
5. การขายสินค้าเป็นชุดที่มีส่วนประกอบมากกว่า 1 ชิ้น
6. การกำหนดหน่วยนับหลักที่เก็บไว้ในคลังสินค้า

อ่านบทความทั้งหมด >>> pangpond.com