Outlook ใช้จัดอีเมลด้วยโฟลเดอร์ หมวดหมู่ ธงติดตาม และเครื่องมือจัดกล่องข้อความ (อ้างอิง: Microsoft การจัดกล่องข้อความ) รวมทั้งสร้างนัดหมายและประชุมในปฏิทินได้ (อ้างอิง: Microsoft ปฏิทิน Outlook) ผู้เขียนเสนอให้เริ่มจากฟังก์ชันที่ตรงกับงาน แล้วประเมินว่าช่วยติดตามงานได้จริงเพียงใด
outlook คืออะไร
Outlook มีหลายรุ่น จึงควรเลือกคู่มือให้ตรงกับรุ่นที่ใช้ ตัวอย่างด้านการจัดอีเมลในบทความนี้อิง Outlook บนเว็บและ new Outlook ส่วนบางคำสั่งติดตามงานใน Outlook แบบคลาสสิกมีเมนูต่างกัน (อ้างอิง: Microsoft เว็บและ new Outlook) (อ้างอิง: Microsoft หมวดหมู่ ธง และเตือนความจำ)
เริ่มจัดอีเมลให้เป็นระบบ
- ใช้โฟลเดอร์และคำสั่ง Move to เพื่อแยกอีเมล (อ้างอิง: Microsoft โฟลเดอร์อีเมล)
- ใช้ Filter เพื่อดูข้อความตามเงื่อนไขที่มีในรุ่นของตน (อ้างอิง: Microsoft ตัวกรอง)
- ปักธงอีเมลเพื่อติดตาม และตรวจตัวเลือกเตือนความจำของรุ่นที่ใช้ (อ้างอิง: Microsoft ธงและเตือนความจำ)
- เลือก Archive เมื่อต้องการเก็บอีเมลไว้แทนการลบ (อ้างอิง: Microsoft เก็บถาวร)
- ข้อเสนอของผู้เขียน: กำหนดช่วงตรวจอีเมลให้เหมาะกับความเร่งด่วนของงาน
ใช้ปฏิทินและนัดหมายให้คุ้ม
ปฏิทิน Outlook ใช้กำหนดชื่อกิจกรรม วันเวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วมได้ รวมถึงตั้งการเกิดซ้ำ โดยคำสั่งต่างกันระหว่าง new Outlook, classic Outlook และ Outlook.com (อ้างอิง: Microsoft การนัดประชุมและการเกิดซ้ำ) ผู้เขียนแนะนำให้ตรวจเขตเวลา ลิงก์ประชุม และเผื่อเวลาระหว่างนัดก่อนส่งคำเชิญ
เทคนิคช่วยประหยัดเวลา
Rules ใช้จัดการข้อความตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ แต่ new Outlook ยังไม่รองรับกฎสำหรับบัญชีภายนอกบางประเภท เช่น Gmail, Yahoo และ iCloud (อ้างอิง: Microsoft ข้อจำกัดของ Rules) ผู้เขียนแนะนำให้เริ่มจากกฎง่าย ๆ และตรวจว่าอีเมลสำคัญไม่ถูกย้ายผิดโฟลเดอร์ก่อนเพิ่มกฎหลายข้อ
ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย
ฟิชชิงอาจใช้ข้อความแอบอ้างเพื่อหลอกให้เปิดลิงก์หรือเปิดเผยข้อมูล Microsoft แนะนำให้ตรวจโดเมนผู้ส่ง ไม่เปิดลิงก์หรือไฟล์แนบที่น่าสงสัย และติดต่อผู้ส่งผ่านช่องทางอื่นที่รู้ว่าเป็นทางการเมื่อต้องยืนยัน (อ้างอิง: Microsoft การป้องกันฟิชชิง) ข้อเสนอของผู้เขียนคือหยุดตรวจสอบก่อนตอบข้อความที่เร่งให้ส่งข้อมูลสำคัญ
สรุป
ผู้เขียนแนะนำให้เลือกโฟลเดอร์และกฎเท่าที่จำเป็น ตรวจปฏิทินและรายการติดตามเป็นประจำ แล้วปรับระบบตามงานจริง การตั้งค่าช่วยจัดข้อมูลได้ แต่ไม่ได้รับประกันว่าจะไม่พลาดข้อความหรือนัดหมาย
