Jira เป็นเครื่องมือบริหารงานของ Atlassian สำหรับวางแผน ติดตาม และส่งมอบงาน โดยแบ่งเป้าหมายออกเป็นงานย่อย กำหนดเจ้าของกับวันครบกำหนด และติดตามความคืบหน้าได้ (อ้างอิง: Atlassian — What is Jira)
Jira คือเครื่องมือแบบไหน
Jira รองรับทั้งทีมซอฟต์แวร์ การตลาด IT ปฏิบัติการ ออกแบบ และผลิตภัณฑ์ โดยมีมุมมองรายการ บอร์ด และเส้นเวลาให้เลือกตามรูปแบบงาน (อ้างอิง: Atlassian — ทีมและมุมมองงาน) คู่มือปัจจุบันใช้คำว่า work item แทน issue สำหรับรายการงาน (อ้างอิง: Atlassian — Work items)
บอร์ดแสดงงานเป็นคอลัมน์ตามขั้นของ workflow และย้ายงานระหว่างคอลัมน์เมื่อมีความคืบหน้า (อ้างอิง: Atlassian — การตั้งคอลัมน์และติดตามงาน) ตัวอย่างสถานะที่ผู้เขียนเสนอคือ รอดำเนินการ กำลังทำ รอตรวจ และเสร็จแล้ว ทีมควรตกลงความหมายของแต่ละสถานะเอง ไม่ถือว่าการใช้บอร์ดจะลดงานตกหล่นได้โดยอัตโนมัติ
ส่วนประกอบหลักที่ควรรู้
- Space (เดิม Project ใน Jira Cloud) เป็นพื้นที่รวบรวมงาน บอร์ด และการตั้งค่าของทีม (อ้างอิง: Atlassian — Space) (อ้างอิง: Atlassian — การเปลี่ยนชื่อ Project เป็น Space)
- Work item (เดิม Issue) คือรายการงานที่ติดตาม เช่น บั๊ก งานโครงการ หรือคำขอ (อ้างอิง: Atlassian — Work item)
- Board แสดงงานในคอลัมน์ตามขั้นตอนของทีม (อ้างอิง: Atlassian — Board)
- Workflow กำหนดขั้นตอนที่งานเคลื่อนผ่านไปจนเสร็จ (อ้างอิง: Atlassian — Workflow)
- Sprint เป็นรอบการทำงานของทีมที่เลือกใช้เทมเพลต Scrum ขณะที่ Kanban ใช้ติดตามงานที่ไหลต่อเนื่อง (อ้างอิง: Atlassian — Scrum และ Kanban)
Jira เหมาะกับทีมแบบใด
Atlassian ยกตัวอย่างการใช้ Jira เพื่อติดตามงานพัฒนาซอฟต์แวร์ แคมเปญการตลาด คำขอบริการ และงานประสานหลายทีม (อ้างอิง: Atlassian — การใช้งาน Jira) ผู้เขียนแนะนำให้ทดลองกับงานหนึ่งกระบวนการก่อน เพื่อประเมินความเหมาะสมกับทีมจริง
ข้อดีของการใช้ Jira
- ติดตามความคืบหน้าของงานผ่านบอร์ด (อ้างอิง: Atlassian — Track progress)
- กำหนดเจ้าของงานและวันครบกำหนด (อ้างอิง: Atlassian — Plan work)
- ปรับ workflow ให้เข้ากับกระบวนการของทีม (อ้างอิง: Atlassian — Customizable configuration)
- ดูความคิดเห็นและประวัติการแก้ฟิลด์หรือย้ายสถานะใน Activity (อ้างอิง: Atlassian — Comments และ History) และเพิ่มไฟล์แนบประกอบรายการงานได้ (อ้างอิง: Atlassian — รายละเอียด Work item)
- ใช้รายงานและแดชบอร์ดดูข้อมูลความคืบหน้าของทีม (อ้างอิง: Atlassian — Reports and dashboards)
เริ่มใช้งานอย่างไรให้ไม่ซับซ้อน
สำหรับการเริ่มต้น ผู้เขียนเสนอให้ใช้สถานะเท่าที่จำเป็น เช่น To Do, In Progress, Review และ Done แล้วตกลงเกณฑ์เปลี่ยนสถานะ งานแต่ละชิ้นควรมีชื่อที่ชัด ผู้รับผิดชอบ และเกณฑ์ตรวจรับ ส่วนขั้นตอนในคู่มือ Atlassian เริ่มจากสร้าง space เลือกเทมเพลต ตั้งคอลัมน์ และสร้าง work item (อ้างอิง: Atlassian — เริ่มใช้งาน Jira)
Jira ปรับชนิดงาน ฟิลด์ และ workflow ได้ รวมถึงมี automation สำหรับงานซ้ำ เช่น มอบหมายงานหรือเปลี่ยนสถานะตามกฎ (อ้างอิง: Atlassian — การปรับแต่งและ Automation) ผู้เขียนเสนอให้เพิ่มสิ่งเหล่านี้เมื่อพบความจำเป็นจริง พร้อมทบทวนว่าแต่ละฟิลด์มีคนใช้ตัดสินใจหรือไม่
สรุป
สรุปในมุมผู้เขียน: Jira เป็นทางเลือกสำหรับทีมที่ต้องการติดตามงานร่วมกัน แต่ผลลัพธ์ขึ้นกับวิธีบันทึกและใช้ข้อมูล เริ่มจากกระบวนการที่เข้าใจตรงกัน กำหนดเจ้าของงาน และปรับรูปแบบหลังทดลองใช้ แทนการเพิ่มขั้นตอนจำนวนมากตั้งแต่วันแรก
