แปลภาษา excel ทำได้ด้วยฟังก์ชัน TRANSLATE ซึ่งใช้ Microsoft Translation Services เอกสาร Microsoft ระบุว่าใช้กับ Excel for Microsoft 365, Excel for Microsoft 365 for Mac และ Excel Mobile จึงควรตรวจรุ่นที่ใช้ก่อนเริ่ม (อ้างอิง: Microsoft Support — TRANSLATE function)
เตรียมข้อมูลก่อนเริ่มแปล
ผู้เขียนแนะนำให้เก็บข้อความต้นฉบับแยกจากคอลัมน์ผลลัพธ์ ตั้งหัวตารางให้ระบุภาษาชัด และเพิ่มช่องหมายเหตุสำหรับผู้ตรวจ เพื่อให้ย้อนดูที่มาของข้อความได้โดยไม่เขียนทับต้นฉบับ
ใช้ฟังก์ชันแปลภาษาใน Excel
รูปแบบสูตรคือ =TRANSLATE(text,[source_language],[target_language]) หากไม่ระบุภาษาต้นทาง ระบบจะตรวจจับภาษา หากไม่ระบุปลายทางจะใช้ภาษาระบบ Microsoft แนะนำให้ระบุภาษาต้นทางเมื่อทราบ โดยเฉพาะข้อความสั้น (อ้างอิง: Microsoft Support — รูปแบบสูตร)
ตัวอย่างการจัดตารางให้ตรวจง่าย
ตัวอย่างจาก Microsoft คือใส่ข้อความภาษาอังกฤษใน A1 แล้วใช้ =TRANSLATE(A1,"en","es") เพื่อแปลเป็นภาษาสเปน (อ้างอิง: Microsoft Support — ตัวอย่าง TRANSLATE) ผู้เขียนเสนอให้เพิ่มคอลัมน์สถานะ “รอตรวจ” และ “ตรวจแล้ว” สำหรับงานที่ต้องส่งต่อให้ทีม
ข้อควรระวังในการใช้คำแปลอัตโนมัติ
ฟังก์ชันอาจแจ้งข้อผิดพลาดเมื่อข้อความยาวเกินไป ข้อมูลไม่ใช่ข้อความ รหัสภาษาไม่รองรับ หรือใช้เกินโควตารายวัน ทั้งภาษาและผลลัพธ์อาจเปลี่ยนตามบริการที่รองรับ (อ้างอิง: Microsoft Support — ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย)
ทำให้งานแปลในตารางเป็นระบบ
ผู้เขียนแนะนำให้ทำรายการคำศัพท์เฉพาะองค์กรและมอบหมายผู้ตรวจภาษา โดยเฉพาะชื่อสินค้า ตัวเลข ราคา หรือเงื่อนไขสัญญา ก่อนใช้ข้อมูลภายในกับบริการแปล ให้ตรวจนโยบายข้อมูลขององค์กรด้วย
แนวทางสรุปของผู้เขียนคือทดลองกับข้อความที่ไม่เป็นความลับจำนวนเล็กน้อย ตรวจความหมายกับต้นฉบับ แล้วจึงขยายงานตามความเหมาะสมของรุ่น Excel และคุณภาพผลลัพธ์ ไม่ถือว่าการมีสูตรแทนการตรวจภาษาโดยมนุษย์ได้ทั้งหมด
