ฟอร์มใบสําคัญจ่าย ล่าสุดตัวอย่างวิธีเขียนอย่างง่ายเลย 3 ฟอร์ม?

ใบสําคัญจ่าย 

ระบบใบสำคัญจ่าย คือ ระบบที่ใช้ควบคุมการจ่ายเงินที่มีเอกสารประกอบ โดยนำทั้งหมดมาตรวจสอบ และเก็บข้อมูล จดบันทึก ไว้เป็นหลักฐาน โดยกระบวนการทั้งหมด จะต้องมีการเซ็นอนุมัติจ่ายเงิน และจัดเก็บไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่ายอย่างครบถ้วน

แบบฟอร์มใบสําคัญจ่าย excel

ระบบใบสำคัญ เป็นระบบบัญชีที่กำหนดขึ้นเพื่อควบคุมการจ่ายเงินของธุรกิจให้มีความรัดกุมยิ่งขึ้น ระบบใบสำคัญอาจเรียกว่า “ระบบใบสำคัญจ่าย” Payment Voucher  และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ ใบสำคับจ่าย ส่วนใหญ่ คือ ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน เป็นต้น

ส่วนประกอบระบบใบสำคัญจ่าย

1. ใบสำคัญ จ่าย (Voucher)
2. ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย (Voucher register)
3. ทะเบียนจ่ายเช็ค (Check Register)

ทั้ง 3 ส่วนนี้คือ ระบบที่จำเป็นต้องมี ส่วนประกอบอื่น ๆ ที่สำคัญ และควรมีเพิ่มเติม คือ

1. แฟ้มเก็บใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ายชำระเงิน
2. แฟ้มเก็บใบสำคัญที่จ่ายชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

ใบสำคัญจ่าย คือ

ใบสำคัญ จ่าย ( Voucher ) หมายถึง เป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงิน จัดทำโดยพนักงานในแผนกบัญแล้วส่งไปให้ผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ ก่อนที่ผู้มีอำนาจจ่ายเงินจะลงนามอนุมัติการจ่ายเงิน

ทั้งนี้ ใบสำคัญ จ่าย ไม่ใช่ใบกำกับสินค้า!! แต่เป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการอนุมัติให้จ่ายเงินเพื่อจัดซื้อสิ่งของหรือบริการ หรือการจ่ายชำระหนี้สินให้เจ้าหนี้

และยังเป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้น และออกให้แก่ผู้รับเงิน ในกรณีที่ยังไม่ได้รับใบเสร็จ หรือต้องจ่ายเงินออกจากกิจการแล้วยังไม่สามารถหาหลักฐานเอกสารยืนยันการจ่ายเงินได้แต่จำเป็นที่ต้องจ่ายเงิน และนำรายจ่ายนั้นมาบันทึกบัญชี (แล้วแต่กรณี)

การจัดทำใบสำคัญ จ่าย

โดยปกติธุรกิจจะจัดทำใบสำคัยจ่าย 1 ใบต่อ 1 รายการ หากจ่ายเงินมีเงื่อนไขในการแบ่งเป็นหลายงวด จะต้องจัดทใบสำคัญตามจำนวนงวดที่ต้องจ่าย

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

รายละเอียดใน “ใบสำคัญ จ่าย” ประกอบด้วย ดังนี้

1. เลขที่ ลำดับที่ เรียงตามลำดับ
2. วันที่จัดทำ
3. ชื่อผู้มีสิทธิรับเงิน
4. รายละเอียดการจ่ายชำระที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น การจ่ายค่าบริการ ค่าซื้อสินค้า เป็นต้น
5. จำนวนเงินที่เป็นหนี้
6. ชื่อบัญชี
7. ลายมือ/ลายเซ็น ชื่อผู้ตรวจสอบ
8. ลายมือ/ลายเซ็น ชื่อผู้อนุมัติ

2.ทะเบียนใบสำคัญจ่าย ( Voucher register)  

คือสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการที่เกี่ยวกับกายจ่ายเงินทุกประเภทจากใบสำคัญ จ่าย กรณีที่กิจการต้องการควบคุมการจ่ายเงินด้วยระบบใบสำคัญ จ่ายจึงมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องนำรายการที่จ่ายจากใบสำคัญ จ่ายมาลงใน “ทะเบียนใบสำคัญจ่าย”

โดยปกติทั่วไป ใบสำคัญ จ่าย ที่ได้รับการอนุมัติการจ่ายชำระเงินแล้ว จะนำมาบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย“

3.ทะเบียนจ่ายเช็ค

หมายถึง สมุดที่ใช้สำหรับบันทึกและควบคุมรายละเอียดของการจ่ายเช็คที่จ่ายให้กับผู้มีสิทธิว่าจ่ายเงินค่าอะไรเป็นเงินจากการขอเบิกเลขที่เท่าไร

รายละเอียดใน “ทะเบียนจ่ายเช็ค” ประกอบด้วย ดังนี้

1. ช่องวันเดือนปี
2. ช่องเลขที่เช็ค
3. ช่องผู้รับเงิน
4. ช่องเลขที่ใบสำคัญ จ่าย
5. ช่องเดบิตใบสำคัญ จ่าย
6. ช่องเครดิตส่วนลดรับ
7. ช่องเครดิรเงินธนาคาร

แบบฟอร์มใบสําคัญจ่ายเงินสดย่อย

กรณีที่ มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญ จ่าย” โดยระบุรายละเอียด ดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
• วันที่จ่ายเงิน
• ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
• ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
• มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

หลักๆแล้ว บุคคลที่เกี่ยวข้องอาจมีมากถึง 4 คน จึงเป็นเอกสารที่ละเอียดกว่าเอกสารทั่วไป

กรณีที่ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ได้แก่

• หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
• ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
• เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
• หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ประโยชน์ของการจัดทำใบสำคัญจ่าย

• เป็นหลักฐานทางบัญชี สามารใช้บันทึกบัญชีได้
• แสดงถึงเส้นทางการอนุมัติจ่ายเงิน (ชื่อ ผู้รับ ผู้จ่าย ผู้ตรวจ) โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน
• ช่วยในการควบคุมค่าใช้จ่ายภายในบริษัท เมื่อกิจการต้องใช้ระบบใบสำคัญ จ่าย
• สามารถตรวจสอบยืนยันความถูกต้องและเกี่ยวข้องกันได้หลายบุคคล
• เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการจ่ายเงิน

ขั้นตอนการจัดทำใบสำคัญจ่าย

1. ตรวจสอบเอกสารที่ต้องการจ่ายชำระ
2. นำเอกสารใบแจ้งหนี้เงินแนบติดกับใบสำคัญ จ่าย
3. การบันทึกประวัติทะเบียนใบสำคัญ จ่าย
4. เก็บใบสำคัญ จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
5. การจ่ายเงินใบสำคัญ จ่ายที่ถึงกำหนดชำระ

*หมายเหตุ* ใบสำคัญ จ่ายจำเป็นต้องระบุการจ่ายชำระเงิน เช่น เงินสด เช็ค การโอนเงิน หรือ วิธีอื่นๆ

ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน คือ ( receipt) หรือ ใบเสร็จ เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินเป็นการถูกต้องแล้ว การออกเอกสารดังกล่าวบางกรณีอาจออกเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ในใบเสร็จรับเงินทั่วไปมักระบุรายการสินค้าหรือบริการที่ซื้อขายกันและราคาที่ตกลงชำระ ซึ่งอาจระบุข้อมูลภาษีที่เกี่ยวข้องที่ผู้รับชำระเงินเก็บและนำส่งรัฐบาลอีกด้วย

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับเงิน (Receied Voucher) คือ เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าการจัดทำใบสำคัญ จ่ายเงินแต่ละฉบับนั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมการจ่ายเงินให้ถูกต้องตาม ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด ที่ธุรกิจได้รับมาจากการซื้อสินค้าและบริการ แต่ในบางครั้งการจ่ายเงินของธุรกิจอาจม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด จากผู้ขายสินค้าบริการได้ เช่นจ่ายค่าพาหนะ จ่ายค่าทางด่วนจ่ายอาหารเครื่องดื่ม จ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงาน เป็นต้น

ใบสำคัญรับเงินประกอบด้วย ดังนี้

1. ชื่อ สถานที่อยู่ของผู้ที่รับเงิน หรือผู้ที่ขายสินค้า/บริการให้กับธุรกิจ
2. เล่มที่ / เลขที่ ของใบสำคัญรับ
3. วันเดือน ปีที่ รับเงิน
4. รายละเอียดของการรับเงิน
5. จำนวนเงินที่เป็นตัวเลข และตัวอักษร
6. ลายมือชื่อผู้รับเงิน และ จ่ายเงิน

เมื่อจัดทำใบสำคัญรับเงินและมีลายละเอียดครบถ้วนแล้วจึงจะสามารถนำไปแทนใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด เพื่อจัดทำใบสำคัญ จ่ายเงินและบันทึกบัญชีได้

ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน

แบบฟอร์มใบสำคัญรับ ภาษาอังกฤษ

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบแทนใบเสร็จรับเงิน ส่วนมากจะเกิดขึ้นกับค่าใช้จ่ายทั่วไป ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด และจำนวนเงินไม่มาก และที่สำคัญไม่สามารถขอบัตรประชาชนเพื่อถ่ายสำเนาการจ่ายเงินได้ เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ค่า เดินทาง ค่าไม้กวาด เป็นต้น

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็นค่าใช้จ่ายที่จ่ายชำระจริงแต่ไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จจาก บุคคลภายนอกได้ ไม่ว่าจะเป็น นิติบุคคล หรือบุคคลธรรมดา แต่ส่วนมากจะเกิดกับบุคคลธรรมดาเป็นส่วนใหญ่ ที่ไม่เกิดกับนิติบุคคบล เนื่องจากรูปแบบการทำงานเป็นบริษัท จะต้องมีการออกใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีทุกครั้งที่เขามีรายได้

หากรายจ่ายที่เราจ่ายนั้นไม่สามารถเรียกเก็บใบเสร็จได้ บริษัทจึงควรจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จประกอบด้วย

• ชื่อหัวกระดาษระบุให้ชัดเจน “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”
• ชื่อบริษัท ที่อยู่บริษัท
• วัน เดือน ปี
• รายการที่จ่าย
• จำนวนเงิน ทั้งตัวเลข ตัวอักษร
• หมายเหตุ
• ชื่อผู้จ่ายชำระเงิน รับรองการจ่ายเงิน เป็นต้น
• ชื่อผู้อนุมัติการการจ่ายเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจาก ผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว

ตัวอย่างใบสำคัญ จ่าย

ตัวอย่าง การใช้ระบบใบสำคัญ จ่าย

1. • เมื่อวันที่ 5 มค 63 ซื้อสินค้าจาก บริษัท ขายของ จำกัด จำนวน 35,000 บาท โดยมีค่าขนส่ง 1,000 บาท
   • วันที่ 7 มค 63 ได้รับใบแจ้งหนี้ค่าไฟฟ้า 3,000 บาท
   • วันที่ 12 มค 63 ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน 15,000 บาท จาก บริษัท เฟอร์นิเจอร์ จำกัด

รายการที่เกิดขึ้น ให้นำเอกสาร แนบกับใบสำคัญ จ่าย และนำไปบันทึกลงใน “ทะเบียนใบสำคัญ จ่าย” ตามแบบด้านล่าง และจัดเก็บเอกสารใบสำคัญ จ่ายเพื่อรอการจ่ายให้เรียบร้อย

เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระให้ จ่ายเงินตามใบสำคัญ จ่ายที่ระบุไว้ในทะเบียนใบสำคัญ จ่าย โดยเป็นการจ่ายด้วยเช็ค ดังนี้

• • วันที่ 12 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111001 ชำระให้ บริษัท ขายของ จำกัด ตามใบสำคัญ จ่ายเลขที่ 01/01 และ 01/02
  • วันที่ 17 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111002 ชำระให้การไฟฟ้า ตามใบสำคัญ จ่ายเลขที่ 01/03
  • วันที่ 27 มค 63 จ่ายเช็คเลขที่ 111003 ชำระให้ บริษัท เฟอร์นิเจอร์ จำกัด ตามใบสำคัญ จ่ายเลขที่ 01/04