ใบสำคัญสั่งจ่าย ทะเบียนเงินสดย่อยลงบัญชีไม่ผิดพลาด 5 ใบสำคัญ?

ใบสำคัญสั่งจ่าย

วิธีการนำระบบใบสำคัญจ่ายไปใช้ Payment Voucher System

การใช้ระบบใบสำคัญสั่งจ่ายเป็นการควบคุมภายในเกี่ยวกับการจ่ายเงินสดของกิจการโดยการใช้เอกสาร อำนาจการอนุมัติการจ่ายเงินและการใช้เช็คของธนาคารเป็นเครื่องมือ การจ่ายเงินสดสำหรับค่าใช้จ่ายทุกรายการของกิจการนั้นจะเกิดความยุ่งยากในการเก็บรักษาเงินสด เสี่ยงต่อการถูกโจรกรรม การทุจริต และไม่สามารถพิสูจน์ผู้รับเงินได้เมื่อเกิดกรณีพิพาทเกิดขึ้น ดังนั้นกิจการจึงใช้ระบบใบสำคัญสั่งจ่ายควบคุมการจ่ายเงินทุกรายการ ยกเว้นรายจ่ายจำนวนเล็กๆน้อยๆ จะจ่ายจากเงินจำนวนที่กิจการตั้งไว้ โดยอาศัยเช็คของธนาคารที่เป็นตัวกลางในการจ่ายเงินทุกรายการ ค่าใช้จ่ายทุกรายการที่เกิดขึ้นกิจการจะตั้งไว้เป็นหนี้สินก่อน

ใบสำคัญสั่งจ่าย (Payment Voucher)

เป็นเอกสารปะหน้าสำหรับเอกสารการจ่ายเงินทุกรายการของกิจการเช่น ปะหน้าใบกำกับสินค้าของผู้ขาย ปะหน้าใบทวงหนี้ ปะหน้าใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่จ่าย เป็นต้นกิจการแต่ละแห่งจะออกแบบและจัดทำใบสำคัญสั่งจ่ายขึ้นมาใช้เป็นเอกสารภายในของกิจการเอง โดยไม่มีแบบฟอร์มที่กำหนด เราจะใช้คำย่อของใบสำคัญสั่งจ่ายว่า บจ หรือใช้ภาษาอังกฤษว่า PV

ประโยชน์ใบสำคัญ

ประโยชน์ในการจัดทำใบสำคัญสั่งจ่าย

1. เป็นการควบคุมลำดับของการทำจ่ายเงินให้เป็นไปตามวันที่ถึงกำหนดก่อนและหลังโดยปราศจากความลำเอียงของผู้จ่าย เป็นบรรทัดฐานเดียวกัน
2. ช่วยให้กิจการวางแผนเกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณเงินสดจ่ายได้สะดวกยิ่งขึ้น
3. ทำให้มีการตรวจสอบ ตรวจทานเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะจ่ายเงินสดออกไป
4. ในกรณีที่ค่าใช้จ่ายใดที่มีจำนวนมากจะต้องให้ผู้บริหารระดับสูงอนุมัติทำให้ผู้บริหารทราบถึงการจัดเตรียมเงินสดที่จะใช้หมุนเวียนในกิจการ
5. ช่วยให้การบันทึกบัญชีสะดวกและรวดเร็วขึ้น สามารถรู้จำนวนเงินที่ใช้ในแต่ละวันได้ง่าย

ขั้นตอนใบสั่งจ่าย

ขั้นตอนในการใช้ระบบใบสำคัญสั่งจ่าย

1. การจัดเตรียมใบสำคัญสั่งจ่าย (Preparing The payment Voucher)
2. การบันทึกใบสำคัญสั่งจ่ายในทะเบียนใบสำคัญสั่งจ่าย (Recording The Payment Voucher in the Voucher Register)
3. การจ่ายเงินตามใบสำคัญสั่งจ่ายที่ถึงกำหนดชำระ (Paying the Due Payment Voucher)
4. การผ่านบัญชีจากทะเบียนใบสำคัญสั่งจ่ายไปบัญชีแยกประเภท (Posting to the ledger)

การจัดเตรียม

การจัดเตรียมใบสำคัญสั่งจ่าย

เมื่อมีเอกสารเข้ามาในกิจการให้กิจการต้องจ่ายเงิน แผนกการเงินจะตรวจสอบเอกสารเหล่านั้นแล้วจัดเตรียมใบสำคัญสั่งจ่าย ซึ่งกิจการได้จัดทำแบบฟอร์มไว้ล่วงหน้าแล้ว จากนั้นจะนำใบสำคัญสั่งจ่ายที่จัดทำแล้วเย็บติด ปะหน้าเอกสารต่างๆ ส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติตามอำนาจของวงเงินอนุมัติ

เมื่อมีการอนุมัติใบสำคัญต่าง แล้วจะนำไปบันทึกบัญชีในทะเบียนใบสำคัญสั่งจ่าย ต่อจากนั้นจึงนำใบสำคัญที่บันทึกบัญชีแล้วเก็บเข้าแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่จ่ายเงินเพื่อรอให้ถึงกำหนดจ่ายเงินจึงนำออกมาจัดทำเช็คสั่งจ่าย

การบันทึกบัญชี

การบันทึกใบสำคัญสั่งจ่ายในทะเบียนใบสำคัญสั่งจ่าย

เมื่อกิจการจัดทำใบสำคัญสั่งจ่ายแล้ว จะส่งให้แผนกบัญชีบันทึกในทะเบียนใบสำคัญสั่งจ่ายทะเบียนใบสำคัญสั่งจ่ายถือเสมือนหนึ่งเป็นสมุดรายวันเฉพาะเจ้าหน้าที่ ตัวย่อของทะเบียนในใบสำคัญสั่งจ่ายได้แก่ ทจ หรือ VR ช่องเดบิตบัญชีเฉพาะนั้นจะมีชื่อบัญชีมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับการออกแบบและความต้องการของแต่ละกิจการ

การจ่ายเงิน

การจ่ายเงินตามใบสำคัญสั่งจ่ายที่ถึงกำหนดชำระ

เมื่อใบสำคัญสั่งจ่ายฉบับใดถึงกำหนดชำระจะนำออกจากแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่จ่ายเงินเพื่อมาจัดทำเช็คสั่งจ่าย การจ่ายเช็คตามใบสำคัญสั่งจ่ายจะจ่ายเรียงตามวันที่ถึงกำหนดชำระก่อนหลัง เมื่อจัดทำเช็คสั่งจ่ายแล้วกิจการจะบันทึกรายการนี้ในทะเบียนเช็คโดยอ้างอิงเลขที่ใบสำคัญสั่งจ่ายในทะเบียนเช็ค จากนั้นให้ย้อนหลังกลับไปบันทึกในทะเบียนใบสำคัญสั่งจ่ายในช่องการชำระเงินตามวันที่และเลขที่สั่งจ่ายสำหรับรายการนั้นๆ ทะเบียนเช็คถือเสมือนหนึ่งเป็นสมุดรายวันเฉพาะสมุดเงินสดจ่ายตัวย่อของทะเบียนเช็คได้แก่ ทช หรือ CR ใบสำคัญที่ทำเช็คจ่ายแล้วให้นำมาแยกใส่แฟ้มใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว

ปัญหาต่างๆ

ปัญหาต่างๆที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงรายการในใบสำคัญจ่าย

บางครั้งเมื่อกิจการใช้ระบบใบสำคัญสั่งจ่ายแล้วจะเกิดปัญหาบางประการขึ้น เช่น พบความผิดพลาดบางประการ หรืออาจมีเหตุการณ์บางอย่างเกิดขึ้นทำให้กิจการมีความจำเป็นต้องยกเลิกใบสำคัญสั่งจ่ายบางฉบับเป็นต้น ปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นพอสรุปได้ดังนี้

1. เมื่อค้นพบความผิดพลาดเกี่ยวกับใบสำคัญสั่งจ่าย ทะเบียนใบสำคัญสั่งจ่าย ถ้าที่ผิดไม่เกี่ยวข้องกับตัวเลขที่เป็นจำนวนเงินให้แก้ไขในสำคัญสั่งจ่ายฉบับเดิม และถ้าที่ผิดเกี่ยวข้องกับตัวเลขที่เป็นจำนวนเงิน ให้ยกเลิกใบสำคัญฉบับเดิม และประทับตรา ยกเลิก เย็บติดไว้กับเล่มแล้วออกใบสำคัญ ฉบับใหม่แทน
2. เมื่อเกิดรายการสินค้าส่งคืนและส่วนลดภายหลังการซื้อ
3. เมื่อมีการแบ่งชำระออกเป็นงวดๆ เมื่อทราบว่ามีปัญหาล่วงหน้า กิจการจะจัดทำใบสำคัญสั่งจ่ายเท่ากับจำนวนครั้งที่มีการชำระหนี้ โดยจัดทำไว้ล่วงหน้าก่อนการชำระเงิน เมื่อใบสำคัญสั่งจ่ายฉบับใดครบกำหนดชำระเงิน กิจการจะนำใบสำคัญสั่งจ่ายฉบับนั้นมาจัดทำเช็คสั่งจ่ายต่อไป เมื่อไม่ทราบล่วงหน้า กิจการขอผ่อนผันการชำระเงินกับเจ้าหนี้โดยแบ่งการชำระเงินออกเป็นงวดๆ ต่อจากนั้นกิจการจะจัดทำใบสำคัญสั่งจ่ายมีจำนวนฉบับเท่ากับจำนวนครั้งที่มีการชำระหนี้
4. เมื่อมีการเลื่อนการชำระหนี้และกิจการออกตั๋วเงินจ่ายชำระหนี้แทน บางครั้งกิจการมีเงินสดหมุนเวียนไม่เพียงพอจึงทำให้ไม่สามารถจ่ายชำระหนี้ตามใบสำคัญสั่งจ่ายที่ถึงกำหนดชำระเงินได้ กิจการจึงขอออกเป็นตั๋วเงินจ่ายเพื่อชำระหนี้แทนไปก่อน กิจการจะบันทึกรายการนี้ในสมุดรายวันทั่วไป

อ่านบทความทั้งหมด >>> pangpond.com