บัญชีเจ้าหนี้การค้าทะเบียนคุมแบบฟอร์มกิจการมีกับบุคคล 3 ขั้น?

บัญชีเจ้าหนี้การค้า

การบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้า (Trade Accounts Payable)

เจ้าหนี้การค้า (Trade Accounts Payable) หมายถึงหนี้สินหรือภาระผูกพันที่กิจการมีต่อบุคคลภายนอกซึ่งเกิดจากการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ หรือกล่าวได้ว่าเจ้าหนี้การค้าเกิดขึ้นจากความแตกต่างของช่วงระยะเวลาของการได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการกับระยะเวลาที่จะชำระค่าสินค้าหรือบริการนั้น ช่วงระยะเวลาของความแตกต่างดังกล่าวอาจเป็น 30 วัน 45 วัน หรือ 60 วัน ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง แต่โดยปกติแล้วผู้ขายหรือเจ้าหนี้จะพยายามหาวิธีที่จะให้ลูกหนี้ชำระเงินให้เร็วขึ้นกว่าระยะเวลาที่กำหนด จึงกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่มีส่วนลดเพื่อจูงใจให้ชำระหนี้เร็วขึ้น ส่วนลดดังกล่าวเรียกว่า ส่วนลดเงินสด (Cash Discount)

ส่วนลดเงินสด (Cash Discount) หมายถึง จำนวนเงินที่เจ้าหนี้ยอมลดให้แก่ลูกหนี้ชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ เช่น กำหนดเงื่อนไขการชำรำเงินเป็น 2/10, n/30 หมายความว่า ถ้าผู้ซื้อชำระหนี้ภายใน 10 วัน นับจากวันที่ซื้อสินค้าจะได้รับส่วนลดร้อยละ 2 ส่วนลดที่กำหนดไว้ก็เพื่อจูงใจให้ลูกหนี้ชำระหนี้ได้เร็วขึ้นนั่นเอง การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้านั้นจะถือเอาวันที่ได้รับกรรมสิทธิ์ในสินค้าหรือบริการเป็นวันที่หนี้สินเกิดขึ้น แต่เนื่องจากการบันทึกบัญชีจะมีรายการเกี่ยวกับส่วนลดเข้ามาเกี่ยวข้อง จึงมีปัญหาว่าจะบันทึกรายการเกี่ยวกับส่วนลดอย่างไร

การบัญชีเกี่ยวกับตั๋วเงินจ่าย (Notes Payable)

ในการซื้อขายสินค้าโดยทั่วไปของระบบการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อนั้น เจ้าหนี้อาจให้สินเชื่อแก่ลูกหนี้โดยไม่มีหลักประกันแต่ในบางกรณีเจ้าหนี้อาจต้องการคำมั่นสัญญาในลักษณะของเอกสารจากลูกหนี้ ทั้งนี้เพื่อเป็นหลักประกันการชำระหนี้ของลูกหนี้ ซึ่งคำมั่นสัญญาจากลูกหนี้นี้เรียกว่า ตั๋วสัญญาใช้เงิน หรือ ตั๋วแลกเงิน

ตั๋วเงินจ่าย (Notes Payable) เป็นคำมั่นสัญญาที่ทำลายลักษณ์อักษรโดยปราศจากเงื่อนไขซึ่งกิจการรับจะชำระเงินจำนวนหนึ่งที่แน่นอนให้แก่อีกบุคคลหนึ่งภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ พร้อมทั้งดอกเบี้ย(ถ้ามี) เป็นจำนวนเงินที่แน่นอน โดยปกติมักจะมีการรับรองการชำระเงินตามตั๋ว ในการรับรองตั๋วเงินจ่ายนี้อาจรับรองในกรณีการรับเงินเพื่อซื้อสินค้าหรือสินทรัพย์ก็ได้ ซึ่งการรับรองนี้อาจรับรองในรูปของตั๋วสัญญาใช้เงิน หรือตั๋วแลกเงินอย่างใดอย่างหนึ่งอันจะเป็นพันธะผูกพันของกิจการที่จะต้องชำระเงินตามตั๋วต่อผู้มีสิทธิได้รับเงิน

ตั๋วเงินจ่ายที่เกิดจากหนี้ค่าสินค้าหรือบริการถ้ามีจำนวนเงินไม่มาก กิจการอาจแสดงรวมอยู่ในรายการเจ้าหนี้การค้าและตั๋วเงินจ่ายเป็นยอดเดียวกันก็ได้ ตั๋วเงินจ่ายอาจแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทคือ

1. ตั๋วเงินจ่ายการค้า หมายถึง ตั๋วเงินที่ออกให้เป็นการชำระหนี้ค่าซื้อสินค้าหรือบริการ
2. ตั๋วเงินจ่ายธนาคาร หรืออาจเรียกว่า ตั๋วเงินจ่ายการเงิน หมายถึงตั๋วเงินที่ออกให้แก่ธนาคารหรือสถาบันการเงินเป็นหลักฐานในการกู้ยืมเงินจากธนาคารหรือสถาบันการเงินนั้นๆ
3. ตั๋วเงินจ่ายอื่น หมายถึง ตั๋วเงินจ่ายระยะสั้นที่ออกให้แก่เจ้าหนี้เป็นหลักฐานในการกู้ยืมเงินหรือเป็นการชำระหนี้เช่น การออกตั๋วให้ผู้บริหารหรือเจ้าหนี้ที่เพื่อเป็นหลักฐานในการที่กิจการกู้ยืมเงิน เป็นต้น

สำหรับการบันทึกบัญชีที่เกี่ยวกับตั๋วเงินจ่ายนั้นอาจทำได้ 2 วิธีโดยใช้เกณฑ์ของการมีดอกเบี้ยของตั๋วเงินจ่ายดังนี้

1. การบันทึกบัญชีตั๋วเงินจ่ายชนิดระบุดอกเบี้ย โดยทั่วไปลูกหนี้อาจจ่ายตั๋วเงินให้แก่เจ้าหนี้เพื่อยืดระยะเวลาในการชำระหนี้ออกไป ซึ่งหมายความว่าระยะเวลาของการให้สินเชื่อได้สิ้นสุดลงแล้ว แต่ลูกหนี้ยังไม่มีเงินสดมาชำระหนี้ให้แก่เจ้าหนี้ได้ ลูกหนี้จึงออกตั๋วเงินจ่ายเพื่อชำระหนี้แทนเงินสดให้แก่เจ้าหนี้ ในกรณีนี้เจ้าหนี้มักจะคิดดอกเบี้ยกับลูกหนี้ด้วย ดังนั้นตั๋วเงินจ่ายจึงต้องระบุทั้งจำนวนเงิน อัตราดอกเบี้ย และระยะเวลาในการชำระหนี้ด้วย การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับตั๋วเงินจ่ายชนิดนี้จะบันทึกมูลค่าตามหน้าตั๋วเมื่อจ่ายตั๋วเงิน และเมื่อตั๋วเงินจ่ายครบกำหนดจะบันทึกบัญชีการจ่ายชำระเงินสดพร้อมด้วยดอกเบี้ยแก่เจ้าหนี้
2. การบันทึกบัญชีตั๋วเงินเงินจ่ายชนิดไม่ระบุดอกเบี้ย โดยปกติตั๋วเงินจ่ายที่ลูกหนี้ให้แก่เจ้าหนี้เพื่อชำระหนี้ที่เกิดจากการซื้อสินค้าและบริการนั้นมักจะไม่ระบุดอกเบี้ย ดังนั้นการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับตั๋วเงินจ่ายชนิดนี้จึงมักจะบันทึกตามมูลค่าของตั๋ว

สรุปโดยรวมคือ ตั๋วเงินจ่ายชนิดระบุดอกเบี้ย แต่มิได้รวมดอกเบี้ยไว้หน้าตั๋ว การออกตั๋วเงินจ่ายกิจการอาจออกโดยการรวมดอกเบี้ยไว้ในหน้าตั๋วด้วยเลยก็ได้ ซึ่งเป็นวิธีที่นิยมใช้กัน ทั้งนี้เพื่อเป็นการแสดงถึงจำนวนหนี้ทั้งหมดที่ลูกหนี้จะต้องชำระเมื่อครบกำหนดตามตั๋วเงิน ในการบันทึกบัญชีกรณีจ่ายตั๋วเงินที่รวมดอกเบี้ยไว้ในหน้าตั๋วนั้นกระทำเช่นเดียวกันกับกรณีที่ตั๋วเงินไม่ได้รวมดอกเบี้ยไว้หน้าตั๋วดังกล่าวแล้ว นอกจากนี้ตั๋วเงินจ่ายนอกจากจะใช้เป็นหลักประกันในการชำระหนี้หรือให้ยืดเวลาการชำระหนี้ออกไปแล้วยังสามารถใช้เป็นหลักประกันการกู้เงินจากธนาคารได้ด้วย โดยกิจการอาจออกตั๋วเงินจ่ายชนิดระบุดอกเบี้ยหรือไม่ระบุดอกเบี้ยให้แก่ธนาคาร หากกิจการจ่ายตั๋วเงินจ่ายชนิดมีระบุดอกเบี้ยให้แก่ธนาคารหรือเป็นการกู้เงินโดยระบุมูลค่าของตั๋วเงินจ่าย พร้อมทั้งอัตราดอกเบี้ยที่จะชำระเมื่อถึงกำหนดแล้ว กิจการก็จะได้รับเงินสดเต็มจำนวนตามที่ต้องการตามมูลค่าหน้าตั๋วและเมื่อครบกำหนดที่จะต้องชำระคืนแก่ธนาคาร กิจการก็จะต้องชำระเงินคืนแก่ธนาคารตามมูลค่าหน้าตั๋วพร้อมทั้งดอกเบี้ยอีกส่วนหนึ่งตามที่ระบุไว้

อ่านบทความทั้งหมด >>> pangpond.com