7 เงินทดรองจ่าย สำรองจ่ายตัวอย่างวิธีเขียนอย่างง่ายเลย?

เงินทดรองจ่าย หมายถึง

เงินทดรองจ่าย  ในบริษัท หรือองค์กรที่นิยมใช้ มักมีขนาดที่ใหญ่ เพราะ เงินทดรองจ่ายเป็นระบบ ในการจ่ายเงิน มีการกำหนด กฎชัดเจนล่วงหน้า มากกว่าการจ่ายเงินสดย่อย การบันทึกบัญชี มีความแตกต่างกันในบางกิจกรรมการใช้เงิน

เงินทดรอง จ่าย มักจ่ายเป็นเงินก้อนใหญ่ มีการสำรองจ่ายไปก่อนได้ แต่จะต้องมีหลักฐานใบขออนุมัติ เมื่อจ่ายชำระแล้ว จะต้องมีรายงานสรุปผลการปฏิบัติงาน และเงินที่จ่ายไป อย่างสมเหตุสมผล และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่บริษัท   

การบริหารเงินยืมทดรองจ่าย ประกอบด้วยการ

1. ขออนุมัติเงินยืม
2. การส่งใช้เงินยืม
3. การติดตามลูกหนี้
4. และบทลงโทษมีขั้นตอนการปฏิบัติงานตามกฎหมายระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง แนวปฏิบัติ

เอกสารประกอบการยืมเงินทดรอง จ่าย

ระยะเวลาการดำเนินการ ระบุให้ชัดเจน เช่น หากเอกสารถูกต้อง ครบถ้วน ท่านจะได้รับเงิน/เช็ค ภายใน 5 วัน

การจ่ายเงินยืมทดรอง เมื่อเอกสารที่ที่ต้องการ เบิกเงินทดรองถูกต้องครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนการจ่ายเงินทดรอง ก็ขึ้นอยู่กับบริษัทของท่านว่ามีการกำหนด การจ่ายเงินทดรองอย่างไร ตัวอย่างเช่น

1. กรณีเงินยืมทดรองไม่เกิน 100,000 บาท จ่ายผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payment) โดยโอนเข้าบัญชีเงินฝากตามที่ผู้ยืมเงินทดรองกำหนด
2. กรณีเงินยืมทดรองเกิน 10,000 บาท จ่ายเป็นเช็คขีดคร่อมเฉพาะเท่านั้น โดยให้ผู้ยืมเงินทดรองมารับเช็คที่ส่วนการเงินและบัญชีด้วยตนเอง หรือมอบฉันทะการรับเช็คเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นต้น

เอกสาร/หลักฐานที่ใช้ประกอบการยืมเงินทดรอง

• ควรระบุให้ชัดเจน ว่ามีกี่รายการ ต้องการนำเงินไปใช้เรื่องใดบ้าง
• ลำดับที่
• รายละเอียดการนำไปใช้
• เอกสารแนบที่สำคัญใรการยืมเงินทดรอง

เอกสารประกอบการยืมเงินทดรอง จ่าย

ใบยืมเงินทดรอง ตามระเบียบที่กำหนดขึ้น

• ชื่อ – สกุล /ตําแหน่ง/ สังกัด/ เบอร์โทร.
• วัตถุประสงค์ในการยืม / ระบุวันที่ครบกำหนดการคืนเงิน
• วันที่ต้องการรับเงิน-เช็ค / ระบุการสั่งจ่ายเช็คให้ชัดเจน
• ระบุธนาคาร / เลขที่บัญชี
• ผู้บังคับบัญชา/หัวหน้า รับรองการยืม

เอกสารแนบประกอบการยืมเงินทดรอง

• หนังสือขออนุมัติการเดินทาง / แบบขออนุมัติไปปฏิบัติงานนอกพื้นที่ (กรณีเดินทางด้วยรถส่วนตัวขอให้อนุมัติการเดินทางให้ชัดเจน)
• กรณีเดินทางไปปฏิบัติงานวิจัย/ดูงาน/เสนอผลงาน ใหใช้ ้แบบฟอร์มตามที่ส่วนการเจ้าหน้าที่กําหนด
• โครงการ หรือกิจกรรม ที่ได้รับอนุมัติ
• ประมาณการค่าใช้จ่าย

ระยะเวลาการคืนเงินยืมทดรองและการดําเนินการ

การคืนเงินควรระบุให้ชัดเจนว่า มีระยะเวลาในการยืมกี่วัน 15 วัน 30 วัน หรือ 6 เดือน แล้วแต่ความต้องการเงินคืนของบริษัท

กรณีไม่คืนเงินตามกำหนด

ควรมีบทกำหนดโทษ หรือระเบียบการถวงถามให้ชัดเช่น เมื่อ ผิดนัดคืนเงิน ทดรอง จ่าย  เช่น

• ขั้นที่ 1 จัดทำหนังสือทวงหนี้
• ขั้นที่ 2 อาจจัดทำหนังสือทวงหนี้ ครั้งที่ 2
• ขั้นที่ 3 หักเงินจากเงินเดือน กรณีขาดเป็นรายเดือน เป็นต้น

ทั้งนี้บริษัท อาจระบุการหลักเกณฑ์/อัตรา ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานนอกพื้นที่/หลักฐานการเบิกจ่าย ไว้เลยก็ได้ ว่าสิ่งใดสามารถเบิกได้เท่าไรระยะเวลาในการยืม การคืน และข้อบังคับต่าง ๆ

อ่านบทความทั้งหมด >>> pangpond.com